Online účtovníctvo

Čo to znamená

Online účtovníctvo je spôsob spolupráce s účtovníkom, pri ktorom klient posiela doklady elektronicky, účtovníctvo sa vedie v cloudovom softvéri a výsledky má klient kedykoľvek k dispozícii v aplikácii. Odpadá nosenie šanónov a čakanie na prehľady na konci mesiaca.

Doklady sa nahrávajú fotením mobilom, preposielaním e-mailom alebo automatickým importom z e-shopu či banky. Systémy s OCR vyťažia z faktúry údaje, ktoré účtovník len skontroluje a zaúčtuje. Bankové pohyby sa načítavajú cez open banking bez ručného prepisovania.

Online účtovníctvo je najčastejšou formou outsourcingu účtovníctva pre malé a stredné firmy. Klient získava prehľad v reálnom čase, účtovník šetrí čas na prepisovaní a môže sa venovať kontrole, poradenstvu a optimalizácii.

Ako to funguje v praxi

Pri prechode na online účtovníctvo sa dohodne spôsob odovzdávania dokladov, termíny a prístupy do systému. Klient by mal doklady posielať priebežne, nie raz za mesiac, aby mal aktuálny prehľad o tržbách, nákladoch a záväzkoch a aby účtovník stihol všetko spracovať do termínov.

Papierové doklady je možné po digitalizácii uchovávať elektronicky, ak sa dodržia pravidlá zákona o účtovníctve na prevod do elektronickej podoby a zabezpečí sa ich vierohodnosť a čitateľnosť počas celej doby archivácie. Elektronické faktúry sa uchovávajú v pôvodnej podobe.

Pri výbere účtovného softvéru či účtovnej firmy je dobré overiť, kde sú dáta uložené, ako sú zálohované, kto k nim má prístup a či sa dajú pri zmene dodávateľa exportovať. Dôležité je aj to, ako systém zvláda prípravu daňových priznaní a výkazov.

Na čo si dať pozor

Online forma nemení zodpovednosť. Za vedenie účtovníctva a správnosť dokladov zodpovedá účtovná jednotka, teda firma, aj keď prácu robí externý účtovník. Klient musí dodať úplné doklady a účtovník ich musí správne spracovať; rozdelenie zodpovednosti patrí do zmluvy.

Bezpečnosť prístupov je kľúčová. Účty do účtovného systému a banky by mali mať silné heslá a dvojfaktorové overenie, prístupy by sa mali po odchode zamestnanca okamžite rušiť. Únik účtovných dát môže poškodiť firmu aj jej klientov.