Онлайн-бухгалтерия

Что это значит

Онлайн-бухгалтерия - способ работы с бухгалтером, при котором клиент отправляет документы электронно, учёт ведётся в облачной программе, а результаты клиент видит в приложении в любое время. Не нужно возить папки и ждать отчётов в конце месяца.

Документы загружают фотографией с телефона, пересылкой по почте или автоматическим импортом из интернет-магазина или банка. Системы с OCR извлекают из счёта данные, которые бухгалтер лишь проверяет и проводит. Банковские операции загружаются через открытый банкинг без ручного ввода.

Онлайн-бухгалтерия - самая частая форма аутсорсинга бухгалтерии для малых и средних компаний. Клиент получает обзор в реальном времени, а бухгалтер экономит время на вводе и может уделять его проверке, консультациям и оптимизации.

Как это работает на практике

При переходе на онлайн-бухгалтерию договариваются о способе передачи документов, сроках и доступах к системе. Клиенту стоит отправлять документы постоянно, а не раз в месяц, чтобы видеть актуальную картину выручки, расходов и обязательств, а бухгалтер успевал всё обработать в срок.

Бумажные документы после оцифровки можно хранить электронно, если соблюдены правила закона о бухгалтерском учёте о переводе в электронную форму и обеспечены их достоверность и читаемость на весь срок хранения. Электронные счета хранят в исходном виде.

Выбирая учётную программу или бухгалтерскую фирму, стоит проверить, где хранятся данные, как они резервируются, у кого есть доступ и можно ли их экспортировать при смене поставщика. Важно и то, как система справляется с подготовкой деклараций и отчётов.

На что обратить внимание

Онлайн-формат не меняет ответственности. За ведение учёта и правильность документов отвечает учётная единица, то есть компания, даже если работу делает внешний бухгалтер. Клиент должен передать полные документы, а бухгалтер - правильно их обработать; распределение ответственности - предмет договора.

Безопасность доступов ключевая. Учётные записи в учётной системе и банке должны иметь надёжные пароли и двухфакторную аутентификацию, а доступы нужно сразу закрывать при уходе сотрудника. Утечка учётных данных может навредить компании и её клиентам.