Термін
Онлайн-бухгалтерія
Формат роботи з бухгалтером, за якого документи надсилаються електронно, облік ведеться в хмарній програмі, а клієнт бачить результати в застосунку в реальному часі. Не треба носити теки, а цифри доступні компанії будь-коли.
Оновлено
Що це означає
Онлайн-бухгалтерія - спосіб роботи з бухгалтером, за якого клієнт надсилає документи електронно, облік ведуть у хмарній програмі, а результати клієнт бачить у застосунку будь-коли. Не треба возити теки і чекати звітів наприкінці місяця.
Документи завантажують фотографією з телефона, пересиланням поштою чи автоматичним імпортом з інтернет-магазину чи банку. Системи з OCR витягають із рахунку дані, які бухгалтер лише перевіряє і проводить. Банківські операції завантажуються через відкритий банкінг без ручного введення.
Онлайн-бухгалтерія - найчастіша форма аутсорсингу бухгалтерії для малих і середніх компаній. Клієнт отримує огляд у реальному часі, а бухгалтер заощаджує час на введенні й може приділяти його перевірці, консультаціям та оптимізації.
Як це працює на практиці
Переходячи на онлайн-бухгалтерію, домовляються про спосіб передавання документів, строки й доступи до системи. Клієнтові варто надсилати документи постійно, а не раз на місяць, щоб бачити актуальну картину виручки, витрат і зобов'язань, а бухгалтер встигав усе опрацювати вчасно.
Паперові документи після оцифрування можна зберігати електронно, якщо дотримано правил закону про бухгалтерський облік щодо переведення в електронну форму і забезпечено їхню достовірність та читабельність на весь строк зберігання. Електронні рахунки зберігають у первісному вигляді.
Обираючи облікову програму чи бухгалтерську фірму, варто перевірити, де зберігаються дані, як їх резервують, хто має доступ і чи можна їх експортувати в разі зміни постачальника. Важливо і те, як система справляється з підготовкою декларацій і звітів.
На що звернути увагу
Онлайн-формат не змінює відповідальності. За ведення обліку і правильність документів відповідає облікова одиниця, тобто компанія, навіть якщо роботу виконує зовнішній бухгалтер. Клієнт має передати повні документи, а бухгалтер - правильно їх опрацювати; розподіл відповідальності - предмет договору.
Безпека доступів ключова. Облікові записи в обліковій системі й банку мають мати надійні паролі і двофакторну автентифікацію, а доступи треба одразу закривати після звільнення працівника. Витік облікових даних може зашкодити компанії та її клієнтам.
Потрібно пояснити термін на вашій конкретній ситуації? Консультації від 55 € / година без ПДВ, залежно від теми та складності.