Outsourcing účtovníctva

Čo to znamená

Outsourcing účtovníctva znamená, že vedenie účtovníctva, daňové priznania a často aj mzdy zabezpečuje externá účtovná firma namiesto vlastného zamestnanca. Firma platí za službu, nie mzdu, a získava zastupiteľnosť, odbornosť viacerých ľudí a kontrolu štyroch očí.

Pre malé a stredné firmy je to bežný model. Interný účtovník na plný úväzok sa oplatí až pri väčšom objeme dokladov; dovtedy je drahší a firma je závislá od jedného človeka, jeho dovolenky a chorôb. Externá kancelária má navyše prístup k daňovému poradenstvu a aktuálnej legislatíve.

Rozsah môže byť rôzny: od samotného zaúčtovania dokladov cez DPH, priznania a závierku až po reporting pre vedenie, cash flow plánovanie alebo služby externého finančného riaditeľa. Na mzdy sa často využíva samostatný outsourcing miezd.

Ako to funguje v praxi

Spolupráca stojí na pravidelnom a úplnom dodávaní dokladov. Dnes sa doklady najčastejšie posielajú elektronicky, nahrávajú do zdieľaného účtovného softvéru alebo sa výpisy sťahujú priamo z banky. Dohodnutý termín, napríklad do desiateho dňa mesiaca, umožní stihnúť DPH aj kontrolný výkaz.

Zmluva by mala presne určiť, čo služba zahŕňa, kto zodpovedá za úplnosť dokladov, ako sa rieši zastupovanie pred úradmi, termíny, cena a postup pri ukončení spolupráce vrátane odovzdania dokumentácie. Jasné pravidlá predchádzajú sporom pri raste firmy či zmene dodávateľa.

Dobrá účtovná firma neprepisuje len doklady. Upozorní na blížiace sa termíny, daňové riziká, neuhradené pohľadávky či zmeny zákonov a pravidelne pripraví prehľad výsledkov. Takýto výstup pomáha majiteľovi rozhodovať skôr, ako príde ročná závierka.

Na čo si dať pozor

Zodpovednosť za účtovníctvo zo zákona nesie účtovná jednotka, teda firma a jej štatutár. Zodpovednosť účtovníka voči klientovi je zmluvná, preto sa oplatí overiť, či má poistenie profesijnej zodpovednosti a ako rieši chyby vo svojej práci.

Najlacnejšia ponuka často znamená len zaúčtovanie bez kontroly a komunikácie. Pri porovnávaní treba sledovať, čo je v cene, ako rýchlo kancelária reaguje a či má skúsenosti s odvetvím. Zmena účtovníka v polovici roka je možná, ale vyžaduje dôkladné odovzdanie.