Dátový sklad

Čo to znamená

Dátový sklad je samostatná databáza, do ktorej sa pravidelne kopírujú dáta z prevádzkových systémov - z účtovníctva, CRM, skladu, e-shopu - a upravujú sa do jednotnej podoby vhodnej na analýzu.

Dôvod je jednoduchý: prevádzkový systém je stavaný na zápis jednotlivých dokladov, nie na súčty cez roky. Rozsiahle dopyty by ho spomaľovali a historická podoba dát sa v ňom navyše prepisuje.

Dátový sklad nie je zálohovanie dát ani archív. Neuchováva doklady v pôvodnej podobe na preukázanie, ale upravené dáta na analýzu, a keď sa zdrojový systém stratí, účtovníctvo sa zo skladu obnoviť nedá. Archivačnú povinnosť za doklady a účtovné záznamy preto za firmu nepreberá.

Ako to funguje v praxi

Sklad dáva zmysel pri viacerých zdrojoch a pri potrebe porovnávať dlhšie obdobia - napríklad viac krajín, viac e-shopov alebo viac spoločností v skupine. Nad ním potom stoja nástroje business intelligence a reporting.

Menšia firma si vystačí s pravidelným exportom a jednou integráciou. Náklad na vybudovanie skladu má zmysel až vtedy, keď ručná konsolidácia stojí viac času než jeho prevádzka.

Pri skupine firiem dodávame do skladu dáta z účtovníctva každej spoločnosti po mesačnej uzávierke. Aby sa dali sčítať, mapujeme analytické účty jednotlivých firiem na spoločnú štruktúru podľa účtovej osnovy. Bez toho by rovnaký druh nákladu sedel v každej firme na inom účte a súčty by nesedeli.

Na čo si dať pozor

Sklad nezlučuje dáta sám od seba. Kým nie je dohodnuté, čo je zákazník, čo je tržba a k akému dátumu sa priraďuje, vzniknú len rýchlejšie protirečiace si zostavy. Definícia pojmov je prvý krok, SQL až druhý.

Do skladu sa ľahko skopírujú aj osobné údaje - mená zákazníkov, mzdy, kontakty. Tým vzniká ďalšie miesto, na ktoré sa vzťahuje GDPR, s vlastnými prístupmi a lehotami výmazu. Čo analýza nepotrebuje, do skladu nemá čo ísť, a ostatné údaje o osobách sa dajú pseudonymizovať ešte pri načítaní.