Databáza

Čo to znamená

Databáza je štruktúrované úložisko dát, v ktorom sú informácie uložené v tabuľkách s definovanými vzťahmi. Práve preto sa v nej dá spoľahlivo vyhľadávať, počítať a kontrolovať integrita - na rozdiel od zoznamu v tabuľkovom procesore.

Účtovný softvér, ERP aj CRM stoja na databáze, aj keď to používateľ nevidí. Dopytovacím jazykom býva SQL, ktorým sa dáta čítajú a spájajú medzi tabuľkami.

Databáza a aplikácia nad ňou sú dve rôzne veci. Aplikáciu možno vymeniť, dáta zostávajú - pokiaľ sa dajú vyexportovať v použiteľnom formáte. Pri SaaS riešeniach je preto rovnako dôležité ako funkcie softvéru vedieť, komu dáta patria a v akej štruktúre ich firma dostane pri ukončení zmluvy.

Ako to funguje v praxi

Pre firmu sú podstatné tri praktické otázky: kde databáza fyzicky beží, kto do nej má prístup a ako často sa zálohuje. Odpovede patria do zmluvy s dodávateľom softvéru, nie do ústnej dohody.

Účtovné dáta v databáze podliehajú rovnakej archivačnej povinnosti ako papierové doklady, a keď obsahujú osobné údaje zamestnancov alebo klientov, aj GDPR.

Pri prechode klienta na iný účtovný softvér prenášame dáta z jednej databázy do druhej. Po migrácii porovnávame obratovú predvahu a saldá partnerov v starom a novom systéme. Až keď sa zhodujú do centa, starý systém prepneme len na čítanie a necháme ho dostupný pre archív.

Na čo si dať pozor

Najčastejšia chyba nie je technická - je to chýbajúca overená záloha. Obnovu treba raz za čas vyskúšať; záloha, z ktorej sa nikto nikdy nepokúsil obnoviť, je iba predpoklad.

Priame zásahy do databázy mimo aplikácie, napríklad hromadná oprava cez SQL, obchádzajú kontroly aj audit log softvéru. Účtovný záznam sa tak zmení bez stopy, kto a kedy ho upravil, a pri daňovej kontrole alebo audite sa takáto zmena vysvetľuje veľmi ťažko.