Change management

Čo to znamená

Change management je riadenie zmeny tak, aby ju ľudia naozaj používali: nový softvér, iný spôsob schvaľovania faktúr, prechod na elektronickú fakturáciu, výmena dodávateľa účtovných služieb. Technická časť býva menšia polovica práce.

Patrí sem, kto zmenu vlastní, koho sa dotkne, aký bude postup a termín, čo sa stane so starými dátami a ako sa ľudia zaškolia. Bez toho sa zmena rozpadne na paralelné používanie starého aj nového postupu.

Change management treba odlíšiť od riadenia projektu. Projekt končí dňom spustenia, keď je systém nainštalovaný a dáta prenesené. Zmena končí až vtedy, keď ľudia pracujú novým spôsobom a nevracajú sa k starému. Preto má zmysel stanoviť si aj merateľný ukazovateľ po spustení, napríklad podiel faktúr schválených v novom systéme.

Ako to funguje v praxi

Pri prevzatí agendy je change management tá časť, ktorá rozhoduje o úspechu: dohodne sa deň prechodu, spôsob odovzdania dokladov, prístupy do systémov a workflow na najbližšie mesiace.

Osvedčuje sa písomne zachytiť nový postup ako SOP a prejsť si ho so všetkými, ktorých sa týka - dotknutými stranami nie sú len účtovníci, ale aj obchod a sklad.

Keď klient prechádza z papierových obálok na posielanie dokladov cez aplikáciu, nastavíme krátke prechodné obdobie, v ktorom prijímame oba spôsoby, a potom papier jasne ukončíme. Počas digitalizácie dokladov posielame každý mesiac zoznam chýbajúcich dokladov, takže je vidieť, kto nový postup ešte nepoužíva.

Na čo si dať pozor

Najčastejšia chyba je spustiť zmenu k prvému dňu mesiaca bez prekrytia. Účtovná zmena sa robí k dátumu, ku ktorému existuje uzavreté obdobie a odsúhlasené zostatky - inak sa chyby prenesú do nového systému spolu s dátami.

Ďalšia chyba je zavádzať viac zmien naraz: nový softvér, nový schvaľovací postup a nového dodávateľa v tom istom mesiaci. Keď sa objaví problém, nedá sa povedať, čo ho spôsobilo, a ľudia za všetko vinia novotu. Zmeny sa oplatí rozložiť do etáp s jasným míľnikom a každú nechať ustáliť pred ďalšou.