Управление изменениями

Что это значит

Управление изменениями - это то, как довести изменение до реального использования: новая программа, другой порядок утверждения счетов, переход на электронное выставление счетов, смена бухгалтерской компании. Техническая часть обычно меньшая половина работы.

Сюда входит, кто владеет изменением, кого оно затрагивает, каковы порядок и сроки, что происходит со старыми данными и как людей обучат. Без этого изменение разваливается на параллельное использование старого и нового порядка.

Управление изменениями нужно отличать от управления проектом. Проект заканчивается в день запуска, когда система установлена и данные перенесены. Изменение заканчивается лишь тогда, когда люди работают по-новому и не возвращаются к старому. Поэтому имеет смысл задать и измеримый показатель после запуска, например долю счетов, утверждённых в новой системе.

Как это работает на практике

При передаче бухгалтерии именно управление изменениями решает исход: согласуется день перехода, способ передачи документов, доступы к системам и рабочий процесс на ближайшие месяцы.

Хорошо работает письменная фиксация нового порядка в виде SOP и его разбор со всеми, кого он касается: заинтересованные стороны - это не только бухгалтерия, но и продажи со складом.

Когда клиент переходит с бумажных конвертов на отправку документов через приложение, мы задаём короткий переходный период, в котором принимаем оба способа, а потом бумагу чётко прекращаем. Во время оцифровки документов мы каждый месяц отправляем список недостающих документов, и видно, кто новым порядком ещё не пользуется.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - запускать изменение с первого числа месяца без периода наложения. Учётный переход делают на дату, на которую есть закрытый период и согласованные остатки, иначе ошибки переедут в новую систему вместе с данными.

Ещё одна ошибка - вводить несколько изменений сразу: новую программу, новый порядок утверждения и нового подрядчика в одном месяце. Когда возникает проблема, невозможно сказать, что её вызвало, и люди винят во всём новшество. Изменения стоит разложить на этапы с чёткой контрольной точкой и давать каждому устояться перед следующим.