Ограничение хранения

Что это значит

Ограничение хранения - принцип GDPR, согласно которому персональные данные хранятся в форме, позволяющей идентификацию, лишь столько, сколько нужно для цели обработки. Затем их нужно удалить или анонимизировать.

Принцип не запрещает долгого хранения, если его требует закон. Бухгалтерские документы хранят десять лет, зарплатные листы и данные для пенсионного страхования ещё дольше, а налоговые документы - в течение срока на доначисление налога. Эти обязанности имеют приоритет перед требованием удаления.

Проблема скорее в обратной ситуации, когда компания хранит данные без причины, например резюме не прошедших кандидатов годами после отбора, старые резервные копии или контакты по давно завершённым заказам. Каждый такой элемент - лишний риск при утечке данных.

Как это работает на практике

У компании должен быть план хранения, определяющий для каждого типа данных срок, причину и способ удаления. Помогает связь с делопроизводством и правилами архивирования документов, которые уже задают сроки для бухгалтерских и кадровых документов.

В конце срока данные удаляют или анонимизируют. Для бумажных документов это уничтожение, для электронных - удаление из систем, включая копии. С резервными копиями поступают так: по окончании их срока их перезаписывают, а при восстановлении удалённые данные не возвращают.

При запросе субъекта об удалении компания оценивает, не обязана ли она хранить часть данных по закону. Ненужные данные удаляет, а по остальным объясняет, почему хранит их и до какого срока, например из-за срока архивирования бухгалтерских документов.

На что обратить внимание

Неопределённых сроков вроде «храним, пока нужно» недостаточно. Надзорный орган ожидает конкретный срок или критерии его определения. И в информации для субъектов данных нужно указывать, как долго будут храниться их данные.

Удаления в одной системе недостаточно, если данные остаются в почте, общих папках или у обработчиков. Планируя удаление, нужно учесть все места, где лежат данные, и требовать от обработчиков подтверждения удаления после окончания договора.