Кишенькові в закордонному відрядженні

Що це означає

Кишенькові гроші під час закордонного відрядження - добровільне відрядне відшкодування, яке роботодавець може виплатити працівнику, направленому у закордонне відрядження. Його регулює закон про відрядні відшкодування. На відміну від закордонних добових, на які працівник має право, кишенькові гроші - лише можливість, про яку вирішує роботодавець.

Розмір кишенькових грошей обмежений щонайбільше 40 % закордонних добових, що належать працівнику за певний день у певній країні. Роботодавець може виплачувати менший відсоток або не виплачувати взагалі. Умови зазвичай визначають у внутрішньому положенні чи колективному договорі, щоб було зрозуміло, коли і в якому розмірі їх виплачують.

Кишенькові гроші в межах ліміту не є оподатковуваним доходом працівника, не обкладаються внесками й для роботодавця є податковими витратами. Їх зазвичай виплачують у тій самій валюті, що й закордонні добові, або після перерахунку в євро за курсом відповідно до правил закону про відрядні відшкодування.

Як це працює на практиці

Роботодавці використовують кишенькові гроші як мотиваційний елемент під час частих чи важких закордонних поїздок, наприклад монтажів, виставок чи тривалих закордонних проєктів. Оскільки вони податково пільгові, це дешевше, ніж підвищення зарплати на ту саму чисту суму. Правила варто встановити однаково для всіх у порівнянній ситуації.

Кишенькові гроші зазначають у наказі про відрядження й у звіті про відрядження разом із добовими, проживанням і проїздом. У разі авансу на закордонну поїздку їх можна включити до суми, що виплачується наперед. Під час звіту перевіряють кількість днів за кордоном і перераховують право.

Під час перерахунку іноземної валюти використовують курс за законом, зазвичай курс ЄЦБ або курс банку, у якому роботодавець купив валюту. Різниці, що виникають під час перерахунку, треба правильно відобразити. Для бухгалтера важливо, щоб у внутрішньому положенні було чітко зазначено, який курс застосовують під час звіту.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - перевищення ліміту 40 %, наприклад якщо роботодавець виплачує фіксовану суму незалежно від країни. Частина понад ліміт - оподатковуваний дохід і підлягає внескам, що треба врахувати в зарплаті. Під час перевірки податкова й Соціальна страхова такі різниці донараховують.

Кишенькові гроші не виплачують за дні, коли працівник не був за кордоном, і їх не можна виплачувати під час внутрішніх відряджень. Вони також не мають замінювати зарплату. Якщо їх регулярно виплачують без реальних поїздок, це прихована зарплата, і загрожує донарахування податку й внесків.