Карманные в зарубежной командировке

Что это значит

Карманные деньги при заграничной командировке - добровольное командировочное возмещение, которое работодатель может выплатить сотруднику, направленному в зарубежную командировку. Его регулирует закон о командировочных возмещениях. В отличие от зарубежных суточных, на которые у сотрудника есть право, карманные деньги - лишь возможность, о которой решает работодатель.

Размер карманных денег ограничен максимум 40 % зарубежных суточных, положенных сотруднику за данный день в данной стране. Работодатель может выплачивать меньший процент или не выплачивать вовсе. Условия обычно определяют во внутреннем положении или коллективном договоре, чтобы было ясно, когда и в каком размере они выплачиваются.

Карманные деньги в пределах лимита не являются облагаемым доходом сотрудника, не облагаются взносами и для работодателя являются налоговым расходом. Их обычно выплачивают в той же валюте, что и зарубежные суточные, либо после пересчёта в евро по курсу согласно правилам закона о командировочных возмещениях.

Как это работает на практике

Работодатели используют карманные деньги как мотивационный элемент при частых или тяжёлых зарубежных поездках, например при монтажах, выставках или длительных зарубежных проектах. Поскольку они налогово льготны, это дешевле, чем повышение зарплаты на ту же чистую сумму. Правила стоит установить одинаково для всех в сопоставимой ситуации.

Карманные деньги указывают в командировочном приказе и в отчёте о командировке вместе с суточными, проживанием и проездом. При авансе на зарубежную поездку их можно включить в сумму, выплачиваемую заранее. При отчёте проверяют число дней за рубежом и пересчитывают право.

При пересчёте иностранной валюты используют курс по закону, обычно курс ЕЦБ или курс банка, в котором работодатель купил валюту. Возникающие при пересчёте разницы нужно правильно отразить. Для бухгалтера важно, чтобы во внутреннем положении было чётко указано, какой курс применяется при отчёте.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - превышение лимита 40 %, например если работодатель выплачивает фиксированную сумму независимо от страны. Часть сверх лимита - облагаемый доход и подлежит взносам, что нужно учесть в зарплате. При проверке налоговая и Социальная страховая такие разницы доначисляют.

Карманные деньги не выплачивают за дни, когда сотрудник не был за рубежом, и их нельзя выплачивать при внутренних командировках. Они также не должны заменять зарплату. Если их регулярно выплачивают без реальных поездок, это скрытая зарплата, и грозит доначисление налога и взносов.