Службовий телефон

Що це означає

Службовий телефон - мобільний телефон і тариф, які роботодавець надає працівникові для роботи. Витрати на пристрій і робочі дзвінки - податкова витрата компанії. Але якщо працівник користується ним і в особистих цілях, особисту частину треба визначити й урегулювати.

Особисту частину працівник може відшкодувати роботодавцеві, або вона оподатковується як негрошовий дохід працівника й обкладається внесками. Якщо особисте використання не врегульоване, податкова може не визнати частину витрат компанії податковими.

Альтернатива - модель BYOD, коли працівник користується своїм телефоном, а роботодавець компенсує робочу частину. Кожна модель має свої наслідки для податків, безпеки й управління пристроями, тому її варто обирати свідомо й закріпити у внутрішній директиві.

Як це працює на практиці

Найпростіше визначити частку особистого й робочого використання за деталізацією дзвінків і даних або погодити фіксовану частку, підкріплену реальним використанням. Частку фіксують у директиві чи угоді з працівником і регулярно переглядають.

Щодо ПДВ платник відносить до кредиту податок за рахунками за службові телефони пропорційно до робочого використання. Якщо працівник оплачує особисту частину, роботодавець може виставляти її з ПДВ, якщо це доречно; за безкоштовного особистого використання треба оцінити й ПДВ.

Телефон - робочий інструмент із корпоративними даними. Директива має регулювати захист, наприклад блокування екрана, шифрування та паролі, віддалене стирання в разі втрати й порядок у разі звільнення працівника, включно з поверненням пристрою та перенесенням номера.

На що звернути увагу

Ігнорування особистого використання - часта помилка малих фірм. Під час перевірки податкова може визнати всю витрату особистою чи донарахувати податок із зарплати працівникам, що дорожче за своєчасне налаштування правил.

Під час доступу до робочих даних на телефоні треба пам'ятати про захист персональних даних. Моніторинг пристрою роботодавцем має бути співмірним, працівники мають бути про нього повідомлені, і він не може втручатися в приватне життя більше необхідного.