Služobný telefón

Čo to znamená

Služobný telefón je mobilný telefón a paušál, ktoré zamestnávateľ poskytuje zamestnancovi na prácu. Náklady na zariadenie a hovory súvisiace s prácou sú daňovým výdavkom firmy. Ak ho však zamestnanec používa aj súkromne, súkromnú časť treba vyčísliť a vyriešiť.

Súkromnú časť môže zamestnanec zamestnávateľovi uhradiť, alebo sa zdaní ako nepeňažný príjem zamestnanca a podlieha odvodom. Ak sa súkromné používanie neupraví, správca dane môže časť nákladov neuznať ako daňový výdavok firmy.

Alternatívou je model BYOD, keď zamestnanec používa vlastný telefón a zamestnávateľ mu prispieva na pracovnú časť. Každý model má iné dôsledky pre dane, bezpečnosť a správu zariadení, preto sa oplatí zvoliť ho vedome a upraviť vo vnútornej smernici.

Ako to funguje v praxi

Najjednoduchšie je určiť pomer súkromného a pracovného používania podľa podrobného výpisu hovorov a dát alebo dohodnúť paušálny podiel podložený reálnym používaním. Pomer sa zapíše do smernice či dohody so zamestnancom a pravidelne sa prehodnotí.

Pri DPH si platiteľ odpočíta daň z faktúr za služobné telefóny v pomere pracovného používania. Ak zamestnanec súkromnú časť platí, zamestnávateľ ju môže fakturovať s DPH, ak je to vhodné; pri bezplatnom súkromnom používaní treba posúdiť aj DPH.

Telefón je pracovný nástroj s firemnými dátami. Smernica by mala upraviť zabezpečenie, napríklad zámok obrazovky, šifrovanie a heslá, vzdialené vymazanie pri strate a postup pri odchode zamestnanca vrátane vrátenia zariadenia a prenosu čísla.

Na čo si dať pozor

Ignorovanie súkromného používania je častou chybou malých firiem. Pri kontrole môže správca dane posúdiť celý náklad ako súkromný alebo dorubiť daň zo mzdy zamestnancom, čo je drahšie ako včasné nastavenie pravidiel.

Pri prístupe k pracovným dátam na telefóne treba myslieť na ochranu osobných údajov. Monitorovanie zariadenia zamestnávateľom musí byť primerané a zamestnanci musia byť o ňom informovaní; nemôže zasahovať do súkromia viac, než je nevyhnutné.