BYOD

Що це означає

BYOD, тобто bring your own device, означає, що працівники використовують для роботи власні телефони, планшети чи ноутбуки. У невеликих фірмах це часто реальність без будь-якого рішення: робоча пошта і документи фірми лежать в особистому телефоні, бо так було найпростіше.

Перевага - менше витрат на пристрої і задоволені люди, які працюють на тому, до чого звикли. Недолік - фірма не має контролю над пристроєм: не знає, чи він оновлений, чи є блокування екрана і хто ще ним користується, наприклад діти.

З погляду GDPR відповідальність за дані фірми залишається на роботодавцеві, навіть якщо вони на особистому пристрої. Якщо втрачено телефон з контактами клієнтів чи зарплатними даними, це порушення захисту персональних даних, і фірма мусить його оцінити та за потреби повідомити.

Як це працює на практиці

Розумний BYOD починається з письмової політики: які пристрої дозволені, який мінімальний захист вони мають мати, якими застосунками можна користуватися і що відбувається в разі втрати чи звільнення працівника. Працівник її підписує, бо вона стосується і його особистого майна.

Технічно допомагає MDM, яке створює на особистому телефоні окремий робочий простір. У разі втрати чи звільнення фірма може стерти лише робочі дані, не чіпаючи особисті фото. Само собою зрозумілі шифрування пристрою і блокування екрана.

Якщо фірма доплачує працівникові за особистий телефон чи інтернет, розв’язується податкове питання. Компенсація за використання власного пристрою в роботі, що відповідає реальним витратам, може бути звільнена, а паушальна доплата без зв’язку з роботою - оподатковуваний дохід.

На що звернути увагу

Найбільший ризик - звільнення працівника. Якщо фірма не знає, де лежать її дані, після звільнення вони залишаються в особистому телефоні, особистій хмарі чи месенджері. Потрібен список доступів, і під час звільнення їх треба відкликати того самого дня.

Обережно і з тіньовим IT. На своїх пристроях працівники охоче користуються застосунками з особистого життя, наприклад безкоштовними сховищами чи перекладачами, і документи фірми опиняються поза її контролем і за межами ЄС.