База даних

Що це означає

База даних - це структуроване сховище, де інформація лежить у таблицях із визначеними зв’язками. Саме тому в ній можна надійно шукати, рахувати та контролювати цілісність, на відміну від списку в табличному редакторі.

Облікова програма, ERP і CRM стоять на базі даних, навіть якщо користувач цього не бачить. Мовою запитів зазвичай є SQL, якою дані читають і з’єднують між таблицями.

База даних і застосунок над нею - дві різні речі. Застосунок можна замінити, дані залишаються, якщо їх можна вивантажити в придатному форматі. Тому в SaaS-рішеннях так само важливо, як і функції програми, знати, кому належать дані і в якій структурі компанія отримає їх у разі розірвання договору.

Як це працює на практиці

Для компанії важливі три практичні питання: де база фізично працює, у кого до неї доступ і як часто вона резервується. Відповіді належать до договору з постачальником ПЗ, а не до усної домовленості.

Облікові дані в базі підпадають під той самий обов’язок архівації, що й паперові документи, а якщо містять персональні дані працівників чи клієнтів, то й під GDPR.

Коли клієнт переходить на іншу облікову програму, ми переносимо дані з однієї бази в іншу. Після міграції порівнюємо оборотно-сальдову відомість і сальдо за контрагентами в старій і новій системі. Лише коли вони збігаються до цента, стару систему переводимо в режим лише для читання і залишаємо доступною для архіву.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка не технічна - це відсутність перевіреної резервної копії. Відновлення треба час від часу пробувати: копія, з якої ніхто ніколи не відновлював, - лише припущення.

Прямі втручання в базу в обхід застосунку, наприклад масове виправлення через SQL, оминають перевірки та журнал аудиту програми. Обліковий запис змінюється без сліду, хто і коли його правив, і під час податкової перевірки чи аудиту пояснити таку зміну дуже важко.