База данных

Что это значит

База данных - это структурированное хранилище, где информация лежит в таблицах с определёнными связями. Именно поэтому в ней можно надёжно искать, считать и контролировать целостность, в отличие от списка в табличном редакторе.

Учётная программа, ERP и CRM стоят на базе данных, даже если пользователь этого не видит. Языком запросов обычно является SQL, которым данные читают и соединяют между таблицами.

База данных и приложение над ней - две разные вещи. Приложение можно заменить, данные остаются, если их можно выгрузить в пригодном формате. Поэтому в SaaS-решениях так же важно, как и функции программы, знать, кому принадлежат данные и в какой структуре компания получит их при расторжении договора.

Как это работает на практике

Для компании важны три практических вопроса: где база физически работает, у кого к ней доступ и как часто она резервируется. Ответы относятся к договору с поставщиком ПО, а не к устной договорённости.

Учётные данные в базе подпадают под ту же обязанность архивации, что и бумажные документы, а если содержат персональные данные сотрудников или клиентов, то и под GDPR.

Когда клиент переходит на другую учётную программу, мы переносим данные из одной базы в другую. После миграции сравниваем оборотно-сальдовую ведомость и сальдо по контрагентам в старой и новой системе. Только когда они совпадают до цента, старую систему переводим в режим только для чтения и оставляем доступной для архива.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка не техническая - это отсутствие проверенной резервной копии. Восстановление нужно время от времени пробовать: копия, из которой никто никогда не восстанавливал, - лишь предположение.

Прямые вмешательства в базу в обход приложения, например массовое исправление через SQL, минуют проверки и журнал аудита программы. Учётная запись меняется без следа, кто и когда её правил, и при налоговой проверке или аудите объяснить такое изменение очень трудно.