Metóda 5 prečo

Čo to znamená

Metóda 5 prečo je jednoduchá technika na hľadanie koreňovej príčiny problému. Spočíva v opakovanom pýtaní sa prečo, kým sa od viditeľného príznaku nedostaneme k skutočnému dôvodu. Číslo päť je len orientačné; podstatné je nezastaviť sa pri prvom vysvetlení.

Metóda pochádza z výrobného systému Toyoty a spája sa s menom Taiičiho Óna, ktorý ju používal pri riešení porúch vo výrobe. Dnes je súčasťou prístupov lean a kaizen a bežne sa používa aj v službách, administratíve či IT.

Silou metódy je jednoduchosť. Nevyžaduje špeciálne nástroje ani dáta, stačí tím, ktorý problém pozná, a ochota ísť do hĺbky. Často odhalí, že za technickou chybou stojí chýbajúci postup, nejasná zodpovednosť alebo nevhodné nastavenie procesu.

Ako to funguje v praxi

Príklad z účtovnej praxe: Prečo sme zaplatili penále? Lebo sme podali priznanie k DPH neskoro. Prečo? Lebo chýbali faktúry. Prečo? Lebo ich klient poslal po termíne. Prečo? Lebo nevedel, dokedy ich má poslať. Prečo? Lebo termín sme mu nikdy jasne neoznámili. Riešením je pravidelná pripomienka, nie len napomenutie zamestnanca.

Metóda dobre dopĺňa Ishikawov diagram. Diagram pomôže zmapovať možné príčiny v rôznych oblastiach, 5 prečo potom ide do hĺbky pri tých najpravdepodobnejších. Obe sa často používajú pri analýze príčin reklamácií a v 8D reporte.

Výsledkom má byť opatrenie, ktoré odstráni koreňovú príčinu, a overenie, či problém skutočne zmizol. Takto metóda zapadá do cyklu PDCA: naplánovať zmenu, vykonať ju, skontrolovať účinok a zmenu štandardizovať, napríklad v postupe alebo kontrolnom zozname.

Na čo si dať pozor

Častou chybou je zastaviť sa pri vine konkrétneho človeka, napríklad pri odpovedi, že zamestnanec bol nepozorný. To je len ďalší príznak; treba sa pýtať, prečo systém umožnil chybu, a hľadať, ako ju v budúcnosti zabrániť nezávisle od toho, kto prácu robí.

Pri zložitých problémoch s viacerými súbežnými príčinami môže lineárne pýtanie zjednodušiť realitu a viesť len k jednej z príčin. V takom prípade je vhodné viesť viac vetiev naraz, overovať odpovede dátami a nespoliehať sa len na domnienky účastníkov.