Data governance

Čo to znamená

Data governance, po slovensky riadenie údajov, je súbor pravidiel, rolí a procesov, ktoré určujú, ako firma so svojimi údajmi zaobchádza. Odpovedá na otázky, kto je za ktoré údaje zodpovedný, ako sú definované, kde je ich jediný pravdivý zdroj, kto ich smie meniť a čítať a ako dlho sa uchovávajú.

Typickým výsledkom je dátový slovník so spoločnými definíciami: čo je „aktívny zákazník“, „tržba“ či „objednávka“ a z ktorého systému sa berú. Bez neho má obchod, účtovníctvo a vedenie každý vlastné čísla a porady sa točia okolo toho, ktoré sú správne, namiesto toho, čo s nimi robiť.

Súčasťou je aj kvalita údajov: pravidlá pre zadávanie kmeňových dát, kontroly duplicít a chýbajúcich polí a zodpovednosť za ich opravu. A tiež ochrana: klasifikácia podľa citlivosti, prístupové práva a dodržiavanie GDPR pri osobných údajoch.

Ako to funguje v praxi

Pre účtovníctvo je data governance veľmi praktická vec. Ak má ten istý dodávateľ v systéme tri karty s rôznym IČO, ak sa strediská pomenúvajú nejednotne alebo ak obchod eviduje zľavy mimo systému, reporting aj business intelligence ukazujú nesprávne čísla, aj keď je každý zápis sám osebe správny.

V menšej firme netreba zložité štruktúry. Stačí určiť vlastníka hlavných oblastí údajov, napríklad zákazníci obchod, dodávatelia nákup, účtovné kódy účtovníctvo, spísať základné definície a pravidelne čistiť kmeňové dáta. Pri zavádzaní nového systému či dátového skladu je to podmienka úspechu.

Pri migrácii dát zo starého systému sa pravidlá hodia najviac: ukáže sa, koľko duplicít a nezmyslov sa za roky nahromadilo. Odporúčame využiť migráciu na vyčistenie a dohodnúť pravidlá tak, aby sa neporiadok do nového systému nevrátil.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou je brať data governance ako projekt IT. Technika pomôže, ale o definíciách a zodpovednosti musia rozhodnúť ľudia z biznisu. Keď si pravidlá napíše IT samo, nikto ich nedodržiava, lebo nikto necíti, že sú jeho.

Opačnou chybou je byrokracia: výbory, schvaľovania a dokumenty, ktoré prácu s údajmi len spomalia. Cieľom nie sú pravidlá samy osebe, ale čísla, ktorým vedenie verí a podľa ktorých sa dá rozhodovať. Pravidlá sa oplatí zavádzať postupne tam, kde chyby v údajoch najviac bolia.