Kmeňové dáta

Čo to znamená

Kmeňové dáta sú základné údaje, ktoré sa opakovane používajú v každodenných transakciách a menia sa len zriedka. Patria sem zákazníci a dodávatelia s adresami, IČO, IČ DPH a bankovými účtami, produkty s kódmi a cenami, zamestnanci, strediská a účtový rozvrh.

Na rozdiel od transakčných dát, teda faktúr, objednávok či platieb, sa kmeňové dáta zadávajú raz a potom sa na ne odvolávajú tisíce transakcií. Chyba v nich sa preto nešíri jednorazovo, ale opakuje sa v každej faktúre, výkaze a platbe.

Vo firme s viacerými systémami, napríklad ERP, CRM, e-shopom a mzdami, sa často ten istý zákazník či produkt vedie na viacerých miestach rôzne. Riadenie kmeňových dát určuje, ktorý systém je zdrojom pravdy a ako sa zmeny prenášajú do ostatných.

Ako to funguje v praxi

Pri odberateľoch a dodávateľoch overujeme IČO, IČ DPH a údaje z obchodného registra. Chybné IČ DPH na faktúre môže ohroziť odpočet DPH aj oslobodenie pri dodaní do EÚ a nesprávna adresa zasa vymáhanie pohľadávky.

Zvláštnu pozornosť si zaslúžia bankové účty dodávateľov. Zmena účtu v kmeňových dátach je typickým cieľom podvodu s firemným e-mailom. Odporúčame, aby zmenu mohol urobiť len určený človek po telefonickom overení a aby sa zaznamenala.

Pri prechode na nový systém je kvalita kmeňových dát najväčším rizikom migrácie. Pred prenosom odporúčame zoznam vyčistiť: zlúčiť duplicitných partnerov, zrušiť neaktívne produkty a doplniť chýbajúce identifikátory.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou sú duplicity: ten istý zákazník trikrát s rôznym zápisom mena. Saldokonto sa potom rozpadne, upomienky idú nesprávne a reporting podľa zákazníkov ukazuje nezmysly. Pravidlo, že nový partner sa zakladá len podľa IČO, predíde väčšine problémov.

Druhým rizikom sú zastarané údaje, napríklad zmena sídla, názvu či platiteľstva DPH partnera, o ktorej firma nevie. Pravidelné porovnanie s registrami, ideálne automatické, udrží údaje aktuálne bez ručnej práce.