Керування даними (data governance)

Що це означає

Data governance, або керування даними, - сукупність правил, ролей і процесів, що визначають, як фірма поводиться зі своїми даними. Воно відповідає на запитання, хто відповідає за які дані, як вони визначаються, де їхнє єдине достовірне джерело, хто може їх змінювати й читати і як довго вони зберігаються.

Типовий результат - словник даних зі спільними визначеннями: що таке «активний клієнт», «виручка» чи «замовлення» і з якої системи їх беруть. Без нього в продажів, бухгалтерії й керівництва свої цифри, і наради крутяться навколо того, які правильні, а не що з ними робити.

Сюди ж належить якість даних: правила введення основних даних, перевірки дублів і незаповнених полів і відповідальність за виправлення. А також захист: класифікація за чутливістю, права доступу й дотримання GDPR для персональних даних.

Як це працює на практиці

Для бухгалтерії керування даними - дуже практична річ. Якщо в одного постачальника в системі три картки з різними IČO, якщо центри витрат називають непослідовно чи продажі ведуть знижки поза системою, то звітність і бізнес-аналітика показують хибні цифри, хоча кожен запис сам собою правильний.

У невеликій фірмі складні структури не потрібні. Досить призначити власників основних сфер даних, наприклад клієнти - продажі, постачальники - закупівлі, облікові коди - бухгалтерія, записати базові визначення й регулярно чистити основні дані. Під час впровадження нової системи чи сховища даних це умова успіху.

Під час міграції даних зі старої системи правила найпотрібніші: видно, скільки дублів і нісенітниць накопичилося за роки. Радимо використати міграцію для очищення й домовитися про правила так, щоб безлад не повернувся в нову систему.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - вважати керування даними ІТ-проєктом. Техніка допомагає, але про визначення й відповідальність мають вирішувати люди з бізнесу. Коли ІТ пише правила саме, їх ніхто не дотримується, бо ніхто не відчуває їх своїми.

Протилежна помилка - бюрократія: комітети, погодження й документи, які лише сповільнюють роботу з даними. Мета - не правила самі собою, а цифри, яким керівництво довіряє і за якими можна ухвалювати рішення. Правила варто запроваджувати поступово там, де помилки в даних болять найбільше.