Migrácia dát

Čo to znamená

Migrácia dát je presun údajov zo starého systému do nového, napríklad pri zmene účtovného softvéru, zavedení ERP, prechode na iný CRM či mzdový systém. Zahŕňa výber, čo sa prenesie, úpravu formátov, samotný prenos a kontrolu, že sa nič nestratilo ani nezmenilo.

Nie všetko sa prenáša. Pri účtovníctve sa typicky prenášajú počiatočné stavy účtov, otvorené pohľadávky a záväzky, majetok s históriou odpisov a kmeňové dáta. Staré transakcie zostávajú v pôvodnom systéme alebo v archíve, odkiaľ musia byť dostupné počas zákonnej lehoty.

Migrácia je projekt s rizikom. Chyby v prenose sa neprejavia hneď, ale v závierke, pri upomienkach či pri kontrole. Preto sa plánuje s rezervou, s testovacím prenosom a jasnou kontrolou výsledku.

Ako to funguje v praxi

Prechod na nový účtovný systém odporúčame k začiatku účtovného obdobia. Počiatočné stavy sa potom preberajú zo súvahy po otvorení účtovných kníh a nie je potrebné prenášať pohyby za časť roka, čo výrazne znižuje riziko chýb.

Pred prenosom čistíme dáta: zlučujeme duplicitných partnerov, uzatvárame staré otvorené položky a overujeme zostatky. Po prenose porovnávame súvahu, saldokontá a majetok v starom a novom systéme. Každý rozdiel musí mať vysvetlenie.

Starý systém alebo jeho export treba zachovať v čitateľnej podobe počas celej lehoty archivácie. Pri kontrole za minulé roky musí firma vedieť predložiť účtovné záznamy, aj keď už pôvodný program nepoužíva.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou je migrácia uprostred roka pod tlakom termínu, bez testovania. Výsledkom sú rozdiely v zostatkoch, ktoré sa riešia mesiace, a závierka, ktorá sa ťažko skladá z dvoch systémov.

Druhým rizikom je stratiť prístup k starým dátam ukončením licencie starého programu. Pred výpoveďou zmluvy treba mať kompletný export v otvorenom formáte a overiť, že sa z neho dajú údaje prečítať.