Controlling

Čo to znamená

Controlling je systém riadenia, ktorý pomáha vedeniu dosiahnuť ciele tým, že spája plánovanie, sledovanie skutočnosti a vyhodnocovanie odchýlok. Nie je to kontrola v zmysle hľadania vinníka, ale navigácia: kde sme, kde sme mali byť a čo s tým urobíme.

Základom je rozpočet alebo plán na rok, ktorý sa priebežne porovnáva so skutočnosťou z účtovníctva a upravuje forecastom. Dáta dodáva manažérske účtovníctvo rozdelené podľa nákladových stredísk, zákaziek a produktov.

Strategický controlling sleduje dlhodobé ciele, napríklad pomocou balanced scorecard, operatívny controlling mesačné čísla, marže a hotovosť. Vo veľkých firmách má vlastné oddelenie, v menších ho zvyčajne robí majiteľ spolu s externým účtovníkom.

Ako to funguje v praxi

Klientom zavádzame jednoduchý controlling v troch krokoch: rozpočet na rok, mesačný reporting skutočnosti voči plánu a krátky rozbor, prečo sa čísla líšia. Stačí na to dobre nastavené účtovníctvo a tabuľka, drahý systém netreba.

Kľúčom sú správne zvolené KPI, ktoré firmu naozaj riadia: marža na zákazke, obrat pohľadávok, vyťaženie ľudí či hotovosť na konci mesiaca. Zobrazujeme ich v prehľadnom dashboarde, aby ich majiteľ videl na jednom mieste.

Controlling potrebuje, aby účtovníctvo bolo hotové včas. Ak sa mesiac uzatvára až v polovici nasledujúceho, čísla prichádzajú neskoro na zásah. S klientmi preto dohadujeme termíny dodávania dokladov a uzávierku do niekoľkých pracovných dní.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou je controlling, ktorý iba produkuje tabuľky. Ak sa z odchýlok nič nevyvodí a plán sa nemení, je to administratíva navyše. Každý report by mal končiť rozhodnutím alebo aspoň otázkou, na ktorú treba nájsť odpoveď.

Druhou chybou je nevhodná kalkulácia režijných nákladov. Ak sa réžia rozdeľuje zlým kľúčom, controlling ukáže stratové produkty tam, kde nie sú, a vedenie zruší práve to, čo firmu živí. Kľúče preto overujeme s ľuďmi z prevádzky.