Cestovný príkaz

Čo to znamená

Cestovný príkaz je doklad, ktorým zamestnávateľ písomne vysiela zamestnanca na pracovnú cestu a ktorý sa po návrate použije na vyúčtovanie. Pred cestou obsahuje miesto a čas začiatku a konca, účel, spôsob dopravy a prípadný preddavok, po ceste skutočné časy a výdavky.

Je to podklad pre cestovné náhrady: náhradu za dopravu, ubytovanie, stravné podľa dĺžky cesty a ďalšie nutné vedľajšie výdavky, napríklad parkovné či poplatky. Pri ceste do zahraničia sa k tomu pridáva zahraničné stravné a prípadne vreckové.

Forma nie je predpísaná, môže byť papierová aj elektronická, v mzdovom či dochádzkovom systéme. Podstatné je, aby z neho bolo jasné, kto cestu nariadil, že cesta súvisí s prácou a aké výdavky vznikli, s dokladmi k nim.

Ako to funguje v praxi

Pri vyúčtovaní kontrolujeme, či sedí čas odchodu a príchodu, lebo od neho závisí výška stravného, a či sa stravné krátilo za poskytnuté jedlá. Ak zamestnanec použil vlastné auto, doplní sa náhrada za použitie vlastného vozidla podľa počtu kilometrov a spotreby.

Pri firemnom aute sa cesta zapíše aj do knihy jázd a údaje v nej sa majú zhodovať s cestovným príkazom. Nesúlad dátumov a kilometrov je typickým zistením pri daňovej kontrole a vedie k spochybneniu výdavkov na pohonné látky.

Náhrady do výšky podľa zákona o cestovných náhradách sú pre zamestnávateľa daňovým výdavkom a u zamestnanca nie sú zdaniteľným príjmom. Konatelia a živnostníci používajú rovnaký doklad pre svoje cesty, hoci pravidlá pre nich sa v niektorých bodoch líšia.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou je cestovný príkaz vyplnený spätne na konci roka pre celú sériu ciest. Pri kontrole sa pýtajú na účel konkrétnej cesty, stretnutie či zákazníka, a ak sa nedá preukázať, náhrady sa nepovažujú za daňový výdavok a u zamestnanca môžu byť zdaniteľné.

Vyúčtovanie má zamestnanec predložiť v lehote podľa zákona a zamestnávateľ ho má uhradiť včas. Nevyúčtovaný preddavok visiaci v účtovníctve mesiace je chybou, ktorú treba vyriešiť zrážkou zo mzdy alebo vrátením.