Резерв на неиспользованный отпуск

Что это значит

Резерв на неиспользованный отпуск - резерв, который фирма, ведущая двойную бухгалтерию, создаёт на конец отчётного периода на отпуск, право на который сотрудники получили в текущем году, но ещё не использовали. В резерв включают оплату неиспользованных дней и законные взносы, которые работодатель заплатит, когда сотрудник возьмёт отпуск.

Причина - принцип, по которому расходы относятся к периоду, в котором они возникли. Сотрудники заработали право на отпуск в текущем году, поэтому обязательство фирмы возникло уже сейчас, хотя будет оплачено позже. Без резерва финансовый результат текущего года выглядел бы лучше, а следующий год нёс бы расходы, которые к нему не относятся.

Резерв ведут как краткосрочный. В следующем году его распускают, когда сотрудники используют отпуск, или списывают против выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск при прекращении трудовых отношений. В конце следующего года создают новый резерв по текущему состоянию.

Как это работает на практике

Расчёт основан на учёте рабочего времени: по каждому сотруднику определяют число неиспользованных дней на 31 декабря и умножают на средний дневной заработок. К результату добавляют взносы работодателя. Зарплатные программы умеют формировать основу для резерва автоматически, но остатки отпусков нужно проверить.

Создание резерва не является налоговым расходом. В налоговой декларации его поэтому прибавляют к финансовому результату как увеличивающую статью, а его роспуск в следующем году вычитают. Налоговым расходом становится только фактически выплаченная оплата отпуска. Разница между учётным и налоговым подходом ведёт к отложенному налогу, если фирма его отражает.

При годовой отчётности резерв - одна из статей, которые аудитор регулярно проверяет. Он сравнивает его с учётом рабочего времени и с движением в следующем году. Большие остатки отпусков могут также сигнализировать о кадровой проблеме, например о перегрузке команды, которая не успевает отдыхать.

На что обратить внимание

Частая ошибка - пропуск взносов, которые могут составлять больше трети суммы резерва. Так же забывают об отпуске, перенесённом с прошлого года, который тоже включается в резерв. Обе ошибки ведут к занижению резерва и завышению прибыли.

Фирмы с простой бухгалтерией резервы не создают. При переходе на двойную бухгалтерию об этом нужно помнить и ввести резерв с первой отчётности. У микропредприятий есть некоторые упрощения, но резерв на неиспользованный отпуск они, как правило, создавать должны, если он существенен.