Договір на ведення бухгалтерії

Що це означає

Договір на ведення бухгалтерії - угода між фірмою чи фізичною особою-підприємцем і зовнішнім бухгалтером або бухгалтерською конторою, яка визначає, які послуги надаватимуться, за якою ціною, у які строки та хто за що відповідає. Це основа будь-якого аутсорсингу бухгалтерії, що захищає обидві сторони від непорозумінь.

Юридично його зазвичай укладають як договір доручення за Торговельним кодексом або як непойменований договір надання послуг. Договір не змінює того, що перед державою за ведення обліку відповідає облікова одиниця, тобто клієнт, і його виконавчий орган. Бухгалтер відповідає перед клієнтом за договором.

Типовий договір описує обсяг послуг, наприклад ведення подвійної бухгалтерії, ПДВ, зарплати, податкові декларації, річну звітність чи представництво перед органами, і визначає, що виходить за межі абонентської плати. Важливі також строки передачі документів, спосіб комунікації, захист персональних даних і припинення співпраці.

Як це працює на практиці

Найбільше практичне значення має розділ про сприяння. Договір має встановлювати, до якого числа місяця клієнт передає документи й виписки, у якій формі та що відбувається в разі запізнення. Якщо клієнт приносить рахунки за день до строку декларації з ПДВ, бухгалтер не може нести повну відповідальність за помилки чи прострочення.

Ціна визначається абонентською платою за кількістю документів, працівників та обсягом послуг або погодинною ставкою за позапланові роботи, як-от податкова перевірка чи консолідація. Добрий договір каже, як змінюється абонентська плата зі зростанням кількості документів, і заздалегідь перелічує послуги, що оплачуються окремо, щоб рахунок не став для клієнта сюрпризом.

Договір має вирішувати й питання відповідальності бухгалтера за шкоду, наприклад за штраф чи пеню, що виникли з його вини, можливе обмеження відшкодування та обов'язок мати страхування професійної відповідальності. Оскільки бухгалтер обробляє персональні дані клієнта та його працівників, частиною договору є й угода з обробником.

На що звернути увагу

Під час припинення співпраці бухгалтер зобов'язаний повернути всю бухгалтерську документацію, включно з електронними даними та вивантаженнями з облікової програми. Договір має визначати строк і форму передачі та сприяння під час переходу до нового бухгалтера, щоб фірма не залишилася без обліку посеред року чи напередодні закриття.

Обережно з договорами, які доручають бухгалтеру лише «ведення бухгалтерії» без подробиць. У спорі тоді незрозуміло, чи входила до послуги подача податкової декларації, спілкування з органами чи перевірка реєстрації платником ПДВ. Що точніший обсяг, то менше місця для спорів про те, хто що мав зробити.