Термін
Аналіз закупівельних витрат
Розбір того, що, у кого і за скільки купує компанія, згрупований за категоріями, постачальниками та підрозділами. Виявляє роздроблені закупівлі, дублюючих постачальників і можливості домовитися про кращі умови.
Оновлено
Що це означає
Аналіз закупівельних витрат, англійською spend analysis, - це розбір того, що компанія купує, у кого і за якою ціною. Витрати групують за категоріями, постачальниками, відділами і періодами, щоб побачити, куди реально йдуть гроші і де можна закуповувати вигідніше.
Він виявляє роздроблені закупівлі, коли різні відділи купують те саме в різних постачальників за різними цінами, дублювальних постачальників, покупки поза затвердженими договорами і категорії, щодо яких компанія ніколи не домовлялася про умови, хоча платить за них великі суми.
Це основа стратегічних закупівель і керування ланцюгом постачання. Без аналізу переговори з постачальниками спираються на враження, а з ним компанія точно знає, який обсяг вона закуповує в постачальника і яку переговорну силу реально має.
Як це працює на практиці
Вихідні дані беруть з бухгалтерії, насамперед з книги отриманих рахунків і рахунків витрат, і доповнюють замовленнями та договорами. Найбільше роботи займає очищення даних: уніфікація назв постачальників, присвоєння категорій і розбивка зведених рахунків, що містять різні види товарів.
Результати зазвичай сортують за обсягом, і часто виявляється, що невелика кількість категорій дає більшу частину витрат. На них компанія зосереджується насамперед: об'єднує постачальників, надсилає запит комерційних пропозицій або укладає рамковий договір на кращих умовах.
Аналіз корисний і для управлінського обліку та бюджетування. Якщо структура витрат у плані рахунків достатньо детальна, аналіз витрат можна проводити регулярно з невеликими зусиллями і перевіряти, чи справді досягнуто погодженої економії.
На що звернути увагу
Найнижча ціна не завжди найкращий вибір. Об'єднуючи постачальників, треба враховувати якість, надійність поставок і ризик залежності від одного партнера. Щодо ключових постачальників аналіз варто доповнити аудитом постачальника.
Аналіз на неякісних даних веде до хибних висновків. Якщо витрати обліковують непослідовно, наприклад ту саму послугу то на одному, то на іншому рахунку, спершу треба уніфікувати правила обліку, інакше порівняння між періодами буде ненадійним.
Потрібно пояснити термін на вашій конкретній ситуації? Консультації від 55 € / година без ПДВ, залежно від теми та складності.