Анализ закупочных расходов

Что это значит

Анализ закупочных расходов, по-английски spend analysis, - это разбор того, что компания покупает, у кого и по какой цене. Расходы группируют по категориям, поставщикам, отделам и периодам, чтобы увидеть, куда реально уходят деньги и где можно закупать выгоднее.

Он выявляет раздробленные закупки, когда разные отделы покупают одно и то же у разных поставщиков по разным ценам, дублирующих поставщиков, покупки вне утверждённых договоров и категории, по которым компания никогда не договаривалась об условиях, хотя платит за них большие суммы.

Это основа стратегических закупок и управления цепочкой поставок. Без анализа переговоры с поставщиками опираются на впечатления, а с ним компания точно знает, какой объём она закупает у поставщика и какой переговорной силой реально обладает.

Как это работает на практике

Исходные данные берутся из бухгалтерии, прежде всего из книги полученных счетов и счетов затрат, и дополняются заказами и договорами. Больше всего работы занимает очистка данных: унификация названий поставщиков, присвоение категорий и разбивка сводных счетов, в которых есть разные виды товаров.

Результаты обычно сортируют по объёму, и часто оказывается, что небольшое число категорий даёт большую часть расходов. На них компания сосредотачивается в первую очередь: объединяет поставщиков, рассылает запрос коммерческих предложений или заключает рамочный договор на лучших условиях.

Анализ полезен и для управленческого учёта и бюджетирования. Если структура затрат в плане счетов достаточно детальна, анализ расходов можно проводить регулярно с небольшими усилиями и проверять, действительно ли достигнута согласованная экономия.

На что обратить внимание

Самая низкая цена не всегда лучший выбор. При объединении поставщиков нужно учитывать качество, надёжность поставок и риск зависимости от одного партнёра. По ключевым поставщикам анализ стоит дополнить аудитом поставщика.

Анализ на некачественных данных ведёт к неверным выводам. Если затраты учитываются непоследовательно, например одна и та же услуга то на одном, то на другом счёте, сначала нужно унифицировать правила учёта, иначе сравнение между периодами будет ненадёжным.