Зіставлення платежів

Що це означає

Зіставлення платежів - процес, за якого кожну позицію банківської виписки відносять до конкретного документа, найчастіше до виставленого чи отриманого рахунку, а також до авансу, зарплати, податкового платежу чи позики. У результаті кожен рахунок в обліку має статус оплачений, частково оплачений або неоплачений, а кожен рух на рахунку - пояснення.

Головний інструмент - варіабельний символ, який зазвичай збігається з номером рахунку. Сучасні облікові програми вміють зіставляти автоматично й за сумою, IBAN контрагента, текстом повідомлення отримувачу чи поєднанням цих даних. Платежі, які не вдалося віднести, лишаються в переліку незіставлених, і їх треба розібрати вручну.

Зіставлені платежі - основа сальдо контрагентів, тобто огляду відкритої дебіторської та кредиторської заборгованості щодо кожного партнера. Лише з правильного сальдо видно, хто справді винен, кому треба заплатити й які реальні грошові потоки фірми.

Як це працює на практиці

За великої кількості рахунків радимо автоматичний імпорт виписок із банку та правила зіставлення в обліковій програмі. Автоматика дає раду більшості звичайних випадків, бухгалтер займається лише винятками: платежами без варіабельного символу, оплатою кількох рахунків одним платежем, частковими оплатами чи переплатами.

Окрема тема - отримані аванси. Платіж передує рахунку, тому його треба зіставити з вимогою про оплату чи авансовим рахунком, виставити податковий документ до отриманого платежу й під час остаточного розрахунку відняти. Без ретельного зіставлення аванси легко губляться, і клієнт отримує рахунок на повну суму.

Незіставлені позиції не мають накопичуватися. Регулярно, в ідеалі щотижня, їх треба переглядати, зв'язуватися з платниками й з'ясовувати, що покриває платіж. Перед надсиланням вимоги про оплату завжди перевіряють, чи не заплатив клієнт з помилковим символом, інакше фірма псує відносини з клієнтом, який свій обов'язок виконав.

На що звернути увагу

Обережно з груповими платежами й заліками. Великі покупці часто оплачують кілька рахунків однією сумою й надсилають повідомлення поштою. Якщо повідомлення не обробити, платіж лишиться незіставленим або буде віднесений до неправильних рахунків. Заліки зустрічних вимог треба оформлювати внутрішнім документом, а не ручним виправленням сальдо.

Неправильне зіставлення спотворює не лише сальдо, а й ПДВ за авансами, резерви за дебіторкою та результати стягнення. На кінець року залишок банківського рахунку в обліку має точно збігатися з випискою, а відкриті позиції сальдо мають бути підтверджені. Розбіжності треба пояснити до складання звітності.