Сопоставление платежей

Что это значит

Сопоставление платежей - процесс, при котором каждую позицию банковской выписки относят к конкретному документу, чаще всего к выставленному или полученному счёту, но также к авансу, зарплате, налоговому платежу или займу. В результате у каждого счёта в учёте есть статус оплачен, частично оплачен или не оплачен, а у каждого движения по счёту - объяснение.

Главный инструмент - вариабельный символ, который обычно совпадает с номером счёта. Современные учётные программы умеют сопоставлять автоматически и по сумме, IBAN контрагента, тексту сообщения получателю или сочетанию этих данных. Платежи, которые не удалось отнести, остаются в списке несопоставленных, и их нужно разобрать вручную.

Сопоставленные платежи - основа сальдо контрагентов, то есть обзора открытой дебиторской и кредиторской задолженности по каждому партнёру. Только по правильному сальдо видно, кто действительно должен, кому нужно заплатить и каковы реальные денежные потоки фирмы.

Как это работает на практике

При большом количестве счетов рекомендуем автоматический импорт выписок из банка и правила сопоставления в учётной программе. Автоматика справляется с большинством обычных случаев, бухгалтер занимается только исключениями: платежами без вариабельного символа, оплатой нескольких счетов одним платежом, частичными оплатами или переплатами.

Отдельная тема - полученные авансы. Платёж предшествует счёту, поэтому его нужно сопоставить с требованием об оплате или авансовым счётом, выставить налоговый документ к полученному платежу и при окончательном расчёте вычесть. Без тщательного сопоставления авансы легко теряются, и клиент получает счёт на полную сумму.

Несопоставленные позиции не должны копиться. Регулярно, в идеале еженедельно, их нужно просматривать, связываться с плательщиками и выяснять, что покрывает платёж. Перед отправкой требования об оплате всегда проверяют, не заплатил ли клиент с ошибочным символом, иначе фирма портит отношения с клиентом, который свою обязанность выполнил.

На что обратить внимание

Осторожно с групповыми платежами и зачётами. Крупные покупатели часто оплачивают несколько счетов одной суммой и присылают уведомление по почте. Если уведомление не обработать, платёж останется несопоставленным или будет отнесён к неверным счетам. Зачёты встречных требований нужно оформлять внутренним документом, а не ручной правкой сальдо.

Неверное сопоставление искажает не только сальдо, но и НДС по авансам, резервы по дебиторке и результаты взыскания. На конец года остаток банковского счёта в учёте должен точно совпадать с выпиской, а открытые позиции сальдо должны быть подтверждены. Расхождения нужно объяснить до составления отчётности.