Оперативний облік

Що це означає

Оперативний облік - це допоміжний реєстр поза бухгалтерією, наприклад малоцінного майна, інструментів, ключів, спецодягу, мобільних телефонів чи ліцензій на ПЗ. Він слугує для контролю речей, які в бухгалтерії одразу списані на витрати й у балансі вже не значаться.

Закон не визначає його форму, компанія встановлює її внутрішньою директивою. Зазвичай зазначають назву речі, дату придбання, ціну, місцезнаходження та відповідальну особу. Для малоцінного майна це часто єдине підтвердження, що річ узагалі належить фірмі.

Оперативний облік доповнює книгу основних засобів і складський облік. Разом вони дають повну картину того, чим володіє фірма, де це перебуває і хто за це відповідає, навіть якщо балансова вартість давно нульова.

Як це працює на практиці

Під час прийняття на роботу працівник під підпис отримує ноутбук, телефон чи інструмент і при звільненні повертає їх. Запис в оперативному обліку разом із договором про матеріальну відповідальність полегшує стягнення збитків, якщо річ зникла або не була повернута.

Під час інвентаризації фактичну наявність звіряють з оперативним обліком так само, як з основними засобами. Нестачі розбирають з відповідальною особою, а непотрібне списують за актом, щоб у реєстрі не залишалися позиції, яких давно немає.

На практиці його ведуть у таблиці або в модулі бухгалтерської програми, великі компанії наклеюють штрихкоди. Та сама система підходить і для засобів індивідуального захисту, видачу яких працівникам треба підтвердити під час перевірки трудової інспекції.

На що звернути увагу

Поріг, з якого річ потрапляє в оперативний облік, компанія встановлює сама. Якщо він надто низький, реєстр заповнюється ручками й чашками; якщо надто високий, із нього випадає цінна техніка. Розумно враховувати й ризик втрати, а не лише ціну.

Облік без регулярного оновлення втрачає сенс. Якщо не фіксувати передачу речей між працівниками та списання, при звільненні неможливо довести, що працівник мав повернути, і вимогу про відшкодування збитків важко відстояти.