Мінімізація даних

Що це означає

Мінімізація даних - один з основних принципів GDPR. Персональні дані мають бути адекватними, релевантними й обмеженими обсягом, необхідним для мети обробки. Тобто фірма не може збирати дані «про всяк випадок» чи «раптом знадобляться», а лише ті, що справді потрібні для конкретної мети.

Принцип стосується трьох вимірів: які дані збираються, наприклад чи справді формі потрібна дата народження, хто має до них доступ, тобто лише люди, яким вони потрібні для роботи, і як довго вони зберігаються. З ним пов’язаний принцип обмеження зберігання, за яким дані після досягнення мети видаляють чи анонімізують.

Мінімізація - це й практичний захист. Чого фірма не має, те не може витекти, і це не треба захищати, оновлювати й видавати на запити суб’єктів даних. Менше даних означає менший ризик, менші витрати й простіше дотримання інших обов’язків.

Як це працює на практиці

Під час ревізії радимо пройтися всіма формами, шаблонами й системами і щодо кожного поля запитати, навіщо воно фірмі. Копії посвідчень, персональні номери чи дати народження часто збирають за звичкою, хоча для даної мети вони не потрібні. Результат відображається в реєстрі операцій обробки.

Щодо строків зберігання треба розрізняти законні обов’язки. Зарплатні листи, бухгалтерські документи чи документи для податкових цілей фірма мусить зберігати за законом, навіть проти волі працівника чи клієнта. Інші дані, наприклад резюме неуспішних кандидатів, треба видаляти через розумний час.

Під час тестування, аналізу чи обміну з постачальниками допомагає псевдонімізація чи анонімізація. Розробникам не потрібні справжні імена клієнтів, а аналітикові не потрібні персональні номери, щоб бачити тренди продажів.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - збір копій посвідчень особи без законної підстави. Банку чи суб’єкту, що підпадає під AML, вона потрібна, звичайному магазину чи готелю, як правило, ні. Управління із захисту персональних даних неодноразово карає за таке копіювання.

Друга помилка - необмежене зберігання. Старі клієнтські бази, листи чи резервні копії давно минулих років - ризик у разі витоку й запиту на видалення. Регулярне видалення за встановленими строками простіше, ніж потім з’ясовувати, що все фірма знає про людину.