Міграція даних

Що це означає

Міграція даних - перенесення даних зі старої системи в нову, наприклад під час зміни бухгалтерської програми, впровадження ERP, переходу на іншу CRM чи зарплатну систему. Вона охоплює вибір того, що переноситься, перетворення форматів, саме перенесення і перевірку, що нічого не загубилося і не змінилося.

Переносять не все. В обліку зазвичай переносять початкові залишки рахунків, відкриту дебіторку й кредиторку, майно з історією амортизації та майстер-дані. Старі операції залишаються в попередній системі чи в архіві, звідки вони мають бути доступні весь законний строк.

Міграція - проєкт із ризиком. Помилки перенесення проявляються не одразу, а під час закриття року, у нагадуваннях чи під час перевірки. Тому її планують із запасом, із тестовим перенесенням і чіткою перевіркою результату.

Як це працює на практиці

Перехід на нову облікову систему ми радимо робити на початок звітного періоду. Тоді початкові залишки беруть із балансу після відкриття книг, і не треба переносити рухи за частину року, що сильно зменшує ризик помилок.

Перед перенесенням ми чистимо дані: об’єднуємо дубльованих партнерів, закриваємо старі відкриті позиції і перевіряємо залишки. Після перенесення порівнюємо баланс, розрахунки з контрагентами і майно в старій і новій системі. Кожна різниця має мати пояснення.

Стару систему чи її вивантаження треба зберегти в читабельному вигляді весь строк зберігання. Під час перевірки за минулі роки фірма має вміти надати облікові записи, навіть якщо попередньою програмою вже не користується.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - міграція посеред року під тиском строку, без тестування. У підсумку - розбіжності в залишках, які розв’язують місяцями, і річна звітність, яку важко зібрати з двох систем.

Другий ризик - втратити доступ до старих даних, припинивши ліцензію попередньої програми. Перед розірванням договору треба мати повне вивантаження у відкритому форматі і перевірити, що дані з нього читаються.