Миграция данных

Что это значит

Миграция данных - перенос данных из старой системы в новую, например при смене бухгалтерской программы, внедрении ERP, переходе на другую CRM или зарплатную систему. Она включает выбор того, что переносится, преобразование форматов, сам перенос и проверку, что ничего не потерялось и не изменилось.

Переносят не всё. В учёте обычно переносят начальные остатки счетов, открытую дебиторку и кредиторку, имущество с историей амортизации и мастер-данные. Старые операции остаются в прежней системе или в архиве, откуда они должны быть доступны весь законный срок.

Миграция - проект с риском. Ошибки переноса проявляются не сразу, а при закрытии года, в напоминаниях или при проверке. Поэтому её планируют с запасом, с тестовым переносом и чёткой проверкой результата.

Как это работает на практике

Переход на новую учётную систему мы советуем делать на начало отчётного периода. Тогда начальные остатки берут из баланса после открытия книг, и не нужно переносить движения за часть года, что сильно снижает риск ошибок.

Перед переносом мы чистим данные: объединяем дублирующихся партнёров, закрываем старые открытые позиции и проверяем остатки. После переноса сравниваем баланс, расчёты с контрагентами и имущество в старой и новой системе. У каждой разницы должно быть объяснение.

Старую систему или её выгрузку нужно сохранить в читаемом виде весь срок хранения. При проверке за прошлые годы фирма должна уметь предоставить учётные записи, даже если прежней программой уже не пользуется.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - миграция посреди года под давлением срока, без тестирования. В итоге - расхождения в остатках, которые решают месяцами, и годовая отчётность, которую трудно собрать из двух систем.

Второй риск - потерять доступ к старым данным, прекратив лицензию прежней программы. Перед расторжением договора нужно иметь полную выгрузку в открытом формате и проверить, что данные из неё читаются.