HRIS

Що це означає

HRIS, кадрова інформаційна система, - це програма, у якій компанія веде дані про працівників: персональні дані, договори, оргструктуру, облік робочого часу, відпустки, оцінювання, навчання чи пільги. Вона замінює таблиці й паперові теки одним центральним місцем.

Її часто пов'язують із програмою нарахування зарплати, щоб зміни, наприклад нову зарплату чи неоплачувану відпустку, не вводили двічі. Сучасні системи пропонують і самообслуговування, де працівники самі оформлюють відпустку, змінюють контактні дані чи завантажують розрахунковий листок.

HRIS підтримує весь життєвий цикл працівника: від добору, часто через зв'язок з ATS-системою, через прийняття, оцінювання й розвиток до звільнення. Керівництву вона дає огляд чисельності, плинності чи витрат на персонал.

Як це працює на практиці

Вибираючи систему, порівнюють набір функцій, зв'язок із зарплатою й бухгалтерією, підтримку словацького законодавства, мобільний застосунок і ціну за працівника. Невеликим фірмам часто досить простого хмарного інструмента для обліку часу й відпусток.

Якщо компанія користується аутсорсингом нарахування зарплати, HRIS є джерелом даних для зовнішнього розрахункового бухгалтера. Добре налаштоване вивантаження даних заощаджує час і зменшує помилки під час нарахування зарплат наприкінці місяця.

Електронна кадрова документація в HRIS полегшує перевірки й доступ до документів. Але треба дотримуватися правил зберігання, наприклад строків архівування зарплатних листів, і забезпечити, щоб документи мали потрібну правову форму.

На що звернути увагу

HRIS містить чутливі персональні дані, зокрема медичну інформацію чи персональні номери. Доступ має бути обмежений за ролями, з журналом дій і договором про обробку даних із постачальником, а зберігання має відповідати GDPR.

Впровадження системи не принесе користі, якщо дані неактуальні чи неповні. Перед міграцією дані треба очистити, а після впровадження визначити відповідальних за їхню правильність, інакше помилки з таблиць просто переїдуть до дорожчого інструмента.