HRIS

Čo to znamená

HRIS, personálny informačný systém, je softvér, v ktorom firma vedie údaje o zamestnancoch: osobné údaje, zmluvy, organizačnú štruktúru, dochádzku, dovolenky, hodnotenia, vzdelávanie či benefity. Nahrádza tabuľky a papierové zložky jedným centrálnym miestom.

Často je prepojený s mzdovým softvérom, aby sa zmeny, napríklad nová mzda či neplatené voľno, nezadávali dvakrát. Moderné systémy ponúkajú aj samoobsluhu, kde si zamestnanci sami žiadajú o dovolenku, menia kontaktné údaje či stiahnu výplatnú pásku.

HRIS podporuje celý životný cyklus zamestnanca od náboru, často cez prepojenie s ATS systémom, cez nástup, hodnotenie a rozvoj až po odchod. Pre vedenie poskytuje prehľady o počte ľudí, fluktuácii či nákladoch na personál.

Ako to funguje v praxi

Pri výbere systému sa porovnáva rozsah funkcií, prepojenie na mzdy a účtovníctvo, podpora slovenskej legislatívy, mobilná aplikácia a cena za zamestnanca. Pre malé firmy často stačí jednoduchý cloudový nástroj na dochádzku a dovolenky.

Ak firma využíva outsourcing miezd, HRIS slúži ako zdroj údajov pre externú mzdovú účtovníčku. Dobre nastavený export podkladov šetrí čas a znižuje chyby pri spracovaní miezd na konci mesiaca.

Elektronická personálna dokumentácia v HRIS uľahčuje kontroly a prístup k dokumentom. Treba však dodržať pravidlá pre uchovávanie, napríklad lehoty archivácie mzdových listov, a zabezpečiť, aby dokumenty mali požadovanú právnu formu.

Na čo si dať pozor

HRIS obsahuje citlivé osobné údaje vrátane zdravotných informácií či rodných čísel. Prístup by mal byť obmedzený podľa rolí, so záznamom aktivít a so zmluvou s poskytovateľom o spracúvaní údajov, a uchovávanie sa musí riadiť GDPR.

Nasadenie systému neprinesie úžitok, ak sú údaje neaktuálne či neúplné. Pred migráciou treba údaje vyčistiť a po zavedení určiť, kto zodpovedá za ich správnosť, inak sa chyby z tabuliek len presunú do drahšieho nástroja.