Účtovanie miezd

Čo to znamená

Účtovanie miezd je zachytávanie hrubých miezd, odvodov zamestnávateľa a zamestnanca, preddavkov na daň a čistých miezd v podvojnom účtovníctve. Používajú sa najmä účty skupiny 52 pre osobné náklady a skupiny 33 pre záväzky voči zamestnancom a inštitúciám.

Hrubá mzda sa účtuje do nákladov na účet mzdových nákladov a súčasne ako záväzok voči zamestnancom. Odvody zamestnávateľa sú ďalším nákladom a záväzkom voči Sociálnej poisťovni a zdravotným poisťovniam. Odvody a daň zrazené zamestnancovi znižujú záväzok voči nemu a zvyšujú záväzky voči inštitúciám.

Mzdy patria do obdobia, ktorého sa týkajú, aj keď sa vyplácajú až v nasledujúcom mesiaci. Mzda za december sa preto zaúčtuje do nákladov decembra, hoci peniaze odídu v januári. Tým sa správne zachytí výsledok hospodárenia za rok.

Ako to funguje v praxi

Podkladom pre zaúčtovanie je mesačná rekapitulácia miezd zo mzdového programu, ktorá sumarizuje hrubé mzdy, odvody, zrážky a čisté mzdy za všetkých zamestnancov. Jej správnosť závisí od úplných mzdových podkladov, ako je dochádzka, odmeny a neprítomnosti.

Pri výplate sa záväzky voči zamestnancom, poisťovniam a daňovému úradu uhrádzajú z bankového účtu a párujú s výpismi. Zrážky zo mzdy, napríklad exekučné či za stravné, sa účtujú osobitne, aby sa dali odsúhlasiť s platbami oprávneným subjektom.

Na konci roka sa vytvára rezerva na nevyčerpanú dovolenku vrátane odvodov a prípadne rezerva na ročné odmeny, ak sa týkajú bežného roka. Tieto rezervy zabezpečia, že osobné náklady roka budú úplné, hoci sa vyplatia neskôr.

Na čo si dať pozor

Zostatky na účtoch záväzkov voči zamestnancom a inštitúciám by sa mali po výplate a úhrade odvodov vynulovať. Trvalé zostatky signalizujú chybu, napríklad nesprávne zaúčtovanú platbu, nezaplatený odvod alebo rozdiel medzi rekapituláciou a skutočnou výplatou.

Niektoré plnenia zamestnancom, napríklad nepeňažné benefity, príspevky na stravovanie alebo cestovné náhrady, majú rôzne daňové a odvodové zaobchádzanie. Pri účtovaní ich treba správne rozlíšiť, aby boli náklady, daň aj odvody vykázané správne.