BYOD

Čo to znamená

BYOD, teda bring your own device, znamená, že zamestnanci používajú na prácu vlastné telefóny, tablety alebo notebooky. V malých firmách je to často realita bez akéhokoľvek rozhodnutia: pracovný e-mail a firemné dokumenty sú v súkromnom mobile, lebo tak to bolo najjednoduchšie.

Výhodou sú nižšie náklady na zariadenia a spokojnosť ľudí, ktorí pracujú na tom, na čo sú zvyknutí. Nevýhodou je, že firma nemá nad zariadením kontrolu: nevie, či je aktualizované, či má zámok obrazovky a kto ďalší ho používa, napríklad deti.

Z pohľadu GDPR zostáva zodpovednosť za firemné údaje na zamestnávateľovi, aj keď sú na súkromnom zariadení. Ak sa stratí telefón s kontaktmi klientov či mzdovými údajmi, ide o porušenie ochrany osobných údajov a firma ho musí posúdiť a prípadne nahlásiť.

Ako to funguje v praxi

Rozumný BYOD začína písomnou smernicou: aké zariadenia sú povolené, aké minimálne zabezpečenie musia mať, ktoré aplikácie sa smú používať a čo sa stane pri strate alebo odchode zamestnanca. Zamestnanec ju podpisuje, lebo sa týka aj jeho súkromného majetku.

Technicky pomáha MDM, ktoré vytvorí na súkromnom telefóne oddelený pracovný priestor. Firma môže pri strate alebo odchode vymazať len pracovné dáta a súkromné fotky nechať na pokoji. Samozrejmosťou je šifrovanie zariadenia a zámok obrazovky.

Ak firma zamestnancovi prispieva na súkromný telefón alebo internet, rieši sa daňové posúdenie. Náhrada za používanie vlastného zariadenia na prácu, ktorá zodpovedá skutočným nákladom, môže byť oslobodená, kým paušálny príspevok bez väzby na prácu je zdaniteľným príjmom.

Na čo si dať pozor

Najväčšie riziko je odchod zamestnanca. Ak nemá firma prehľad, kde všade sú jej dáta, po odchode zostanú v súkromnom mobile, súkromnom cloude či aplikácii na správy. Treba mať zoznam prístupov a pri odchode ich odobrať v ten istý deň.

Pozor aj na shadow IT. Zamestnanci na vlastných zariadeniach radi používajú aplikácie, ktoré poznajú zo súkromia, napríklad bezplatné úložiská či prekladače, a firemné dokumenty tak končia mimo kontroly firmy aj mimo EÚ.