Мастер-данные

Что это значит

Мастер-данные - базовые сведения, которые многократно используются в повседневных операциях и меняются редко. Сюда относятся клиенты и поставщики с адресами, IČO, IČ DPH и банковскими счетами, товары с кодами и ценами, сотрудники, центры затрат и рабочий план счетов.

В отличие от операционных данных, то есть счетов, заказов или платежей, мастер-данные вводят один раз, а затем на них ссылаются тысячи операций. Поэтому ошибка в них не разовая, а повторяется в каждом счёте, отчёте и платеже.

В фирме с несколькими системами, например ERP, CRM, интернет-магазином и зарплатой, один и тот же клиент или товар часто ведётся в разных местах по-разному. Управление мастер-данными определяет, какая система является источником истины и как изменения передаются в остальные.

Как это работает на практике

У покупателей и поставщиков мы проверяем IČO, IČ DPH и данные торгового реестра. Ошибочный IČ DPH в счёте может поставить под угрозу вычет НДС и освобождение при поставке в ЕС, а неверный адрес - взыскание долга.

Особого внимания заслуживают банковские счета поставщиков. Смена счёта в мастер-данных - типичная цель компрометации деловой почты. Мы советуем, чтобы изменение мог внести только назначенный человек после проверки по телефону и чтобы оно фиксировалось.

При переходе на новую систему качество мастер-данных - главный риск миграции. Перед переносом мы советуем очистить список: объединить дублирующихся партнёров, закрыть неактивные товары и дополнить недостающие идентификаторы.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - дубли: один и тот же клиент трижды с разным написанием названия. Тогда сверка расчётов разваливается, напоминания уходят не туда, а отчёты по клиентам показывают бессмыслицу. Правило, что нового партнёра заводят только по IČO, предотвращает большинство проблем.

Второй риск - устаревшие данные, например смена адреса, названия или статуса плательщика НДС у партнёра, о которой фирма не знает. Регулярная сверка с реестрами, лучше автоматическая, поддерживает данные актуальными без ручной работы.