Книга основных средств

Что это значит

Книга основных средств - сводный перечень всего материального и нематериального долгосрочного имущества компании. По каждой позиции в ней указаны инвентарный номер, стоимость приобретения, дата ввода в эксплуатацию, амортизационная группа, накопленная амортизация и остаточная стоимость.

Книга объединяет отдельные карточки имущества в один обзор. Карточка фиксирует всю историю конкретной вещи - от покупки через модернизацию до выбытия, - а книга даёт быстрый взгляд на всё имущество, его стоимость и динамику амортизации.

Её ведут компании и в двойной, и в простой бухгалтерии, а также предприниматели, учитывающие фактические расходы. Закон не предписывает точную форму, но учёт должен позволять установить состояние и движение имущества и проверить правильность бухгалтерской и налоговой амортизации.

Как это работает на практике

Новое имущество вносят в книгу на дату ввода в эксплуатацию, а не на дату покупки. С этой даты начинается амортизация по плану амортизации, который определяет метод, срок и ставки бухгалтерской и налоговой амортизации.

Книга - основа для инвентаризации. При физической проверке сравнивают, существует ли указанное в книге имущество на самом деле, где оно находится и в каком состоянии. Отсутствующие или непригодные вещи списывают, а их остаточную стоимость относят на расходы.

Учётные программы ведут книгу автоматически на основе карточек и ежегодно формируют из неё амортизацию. Перед закрытием года стоит проверить, совпадает ли сумма стоимости приобретения и накопленной амортизации в книге с остатками на счетах долгосрочного имущества в главной книге.

На что обратить внимание

Частая ошибка - оставлять в книге давно списанное или проданное имущество. Тогда компания продолжает начислять амортизацию по несуществующей вещи или показывает имущество, которого у неё нет. При продаже, ликвидации или краже нужно оформить документ о выбытии и сразу обновить книгу.

Осторожно с границей между долгосрочным и малоценным имуществом и с модернизацией. Расходы на улучшение сверх законного порога увеличивают входную стоимость существующей позиции в книге, и их нельзя единовременно относить на расходы.