Право на доступ

Що це означає

Право на доступ - одне з основних прав суб’єкта даних за GDPR. Будь-хто може вимагати від фірми підтвердити, чи обробляє вона його персональні дані, і якщо так, отримати їх копію разом з інформацією про мету, категорії даних, отримувачів, строк зберігання й джерело.

Запит може подати клієнт, колишній працівник, кандидат на роботу чи будь-хто, чиї дані має фірма. Він не мусить пояснювати причину чи використовувати якусь форму, досить листа або e-mail. Фірма має відповісти без невиправданої затримки, як правило, протягом місяця від отримання запиту.

Право на доступ - вхідні двері до інших прав. Лише знаючи, які дані про нього має фірма, людина може вимагати їх виправлення, обмеження обробки, перенесення чи скористатися правом на видалення. Тому наглядові органи оцінюють його порушення суворо.

Як це працює на практиці

Фірмам допомагає заздалегідь визначити, хто приймає й опрацьовує запити. Якщо фірма має відповідальну особу з захисту даних, зазвичай процес веде вона. Важливо, щоб запит, який надійшов, наприклад, продавцеві чи на рецепцію, не загубився й того ж дня потрапив до потрібної людини.

Під час опрацювання ми спираємося на реєстр операцій обробки, який показує, у яких системах можуть бути дані: бухгалтерія, зарплати, CRM, пошта, записи відеоспостереження. Без нього фірма легко щось пропустить, і відповідь буде неповною.

Перед надсиланням даних треба перевірити особу заявника, щоб дані не потрапили до чужої людини. Водночас треба захистити дані третіх осіб, наприклад колег у листуванні, і затерти їх у копії. Перша копія безкоштовна.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - пропустити строк. Місяць минає швидко, а подовжити його можна лише за складних чи численних запитів, причому повідомити про подовження та його причини треба ще в початковий строк. Бездіяльність - окреме порушення.

Колишні працівники іноді використовують право на доступ, щоб отримати докази для трудового спору. Фірма однаково мусить відповісти. Вона не може відмовити лише тому, що підозрює таку мету, але може відхилити явно необґрунтовані чи надмірні запити, що має вміти обґрунтувати.