Право на доступ

Что это значит

Право на доступ - одно из основных прав субъекта данных по GDPR. Любой человек может потребовать от фирмы подтвердить, обрабатывает ли она его персональные данные, и если да, получить их копию вместе с информацией о цели, категориях данных, получателях, сроке хранения и источнике.

Запрос может подать клиент, бывший сотрудник, кандидат на работу или любой, чьи данные есть у фирмы. Он не обязан объяснять причину или использовать какую-либо форму, достаточно письма или e-mail. Фирма должна ответить без неоправданной задержки, как правило, в течение месяца с получения запроса.

Право на доступ - входная дверь к другим правам. Лишь зная, какие данные о нём есть у фирмы, человек может требовать их исправления, ограничения обработки, переноса или воспользоваться правом на удаление. Поэтому надзорные органы оценивают его нарушение строго.

Как это работает на практике

Фирмам помогает заранее определить, кто принимает и обрабатывает запросы. Если у фирмы есть ответственное лицо по защите данных, обычно процесс ведёт оно. Важно, чтобы запрос, пришедший, например, продавцу или на ресепшен, не затерялся и в тот же день попал к нужному человеку.

При обработке мы опираемся на реестр операций обработки, который показывает, в каких системах могут быть данные: бухгалтерия, зарплаты, CRM, почта, записи видеонаблюдения. Без него фирма легко что-то упустит, и ответ будет неполным.

Перед отправкой данных нужно проверить личность заявителя, чтобы данные не попали к чужому человеку. Одновременно нужно защитить данные третьих лиц, например коллег в переписке, и зачернить их в копии. Первая копия бесплатна.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - пропустить срок. Месяц проходит быстро, а продлить его можно лишь при сложных или многочисленных запросах, причём сообщить о продлении и его причинах нужно ещё в исходный срок. Бездействие - отдельное нарушение.

Бывшие сотрудники иногда используют право на доступ, чтобы получить доказательства для трудового спора. Фирма всё равно обязана ответить. Она не может отказать лишь потому, что подозревает такую цель, но может отклонить явно необоснованные или чрезмерные запросы, что должна уметь обосновать.