Právo na prístup

Čo to znamená

Právo na prístup je jedno zo základných práv dotknutej osoby podľa GDPR. Každý môže od firmy požadovať potvrdenie, či o ňom spracúva osobné údaje, a ak áno, získať ich kópiu spolu s informáciou o účele, kategóriách údajov, príjemcoch, dobe uchovávania a zdroji údajov.

Žiadosť môže podať zákazník, bývalý zamestnanec, uchádzač o prácu či ktokoľvek, koho údaje firma má. Nemusí uviesť dôvod a nemusí použiť žiadny formulár, stačí e-mail či list. Firma musí odpovedať bez zbytočného odkladu, spravidla do jedného mesiaca od doručenia žiadosti.

Právo na prístup je vstupnou bránou k ďalším právam. Až keď človek vie, aké údaje o ňom firma má, môže žiadať o ich opravu, obmedzenie spracúvania, prenos alebo uplatniť právo na vymazanie. Preto dozorné orgány posudzujú jeho porušenie prísne.

Ako to funguje v praxi

Firmám pomáha vopred určiť, kto žiadosti prijíma a vybavuje. Ak má firma zodpovednú osobu, zvyčajne proces vedie ona. Dôležité je, aby žiadosť, ktorá príde napríklad obchodníkovi či na recepciu, nezapadla a dostala sa k správnemu človeku v ten istý deň.

Pri vybavovaní vychádzame zo záznamu o spracovateľských činnostiach, ktorý ukazuje, v ktorých systémoch sa údaje môžu nachádzať: účtovníctvo, mzdy, CRM, e-mail, kamerové záznamy. Bez neho firma ľahko niečo prehliadne a odpoveď je neúplná.

Pred odoslaním údajov treba overiť totožnosť žiadateľa, aby sa údaje nedostali k nesprávnej osobe. Zároveň treba chrániť údaje tretích osôb, napríklad kolegov v e-mailovej komunikácii, a v kópii ich začierniť. Prvá kópia je bezplatná.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou je lehotu premeškať. Mesiac rýchlo uplynie a predĺženie je možné len pri zložitých alebo početných žiadostiach, pričom o ňom a jeho dôvodoch treba žiadateľa informovať ešte v pôvodnej lehote. Nečinnosť je samostatným porušením.

Bývalí zamestnanci niekedy využívajú právo na prístup ako spôsob, ako získať dôkazy do pracovného sporu. Firma ho aj tak musí vybaviť. Nemôže odmietnuť len preto, že tuší takýto zámer, ale môže odmietnuť zjavne neopodstatnené alebo neprimerané žiadosti, čo musí vedieť zdôvodniť.