BYOD

Что это значит

BYOD, то есть bring your own device, означает, что сотрудники используют для работы собственные телефоны, планшеты или ноутбуки. В небольших фирмах это часто реальность без всякого решения: рабочая почта и документы фирмы лежат в личном телефоне, потому что так было проще всего.

Преимущество - меньше расходов на устройства и довольные люди, работающие на том, к чему привыкли. Недостаток - у фирмы нет контроля над устройством: она не знает, обновлено ли оно, есть ли блокировка экрана и кто ещё им пользуется, например дети.

С точки зрения GDPR ответственность за данные фирмы остаётся на работодателе, даже если они на личном устройстве. Если потерян телефон с контактами клиентов или зарплатными данными, это нарушение защиты персональных данных, и фирма обязана его оценить и при необходимости сообщить.

Как это работает на практике

Разумный BYOD начинается с письменной политики: какие устройства разрешены, какую минимальную защиту они должны иметь, какими приложениями можно пользоваться и что происходит при потере или уходе сотрудника. Сотрудник её подписывает, потому что она касается и его личного имущества.

Технически помогает MDM, которое создаёт на личном телефоне отдельное рабочее пространство. При потере или уходе фирма может стереть только рабочие данные, не трогая личные фото. Само собой разумеются шифрование устройства и блокировка экрана.

Если фирма доплачивает сотруднику за личный телефон или интернет, решается налоговый вопрос. Компенсация за использование собственного устройства в работе, соответствующая реальным затратам, может быть освобождена, а паушальная доплата без связи с работой - облагаемый доход.

На что обратить внимание

Самый большой риск - уход сотрудника. Если фирма не знает, где лежат её данные, после ухода они остаются в личном телефоне, личном облаке или мессенджере. Нужен список доступов, и при уходе их нужно отозвать в тот же день.

Осторожно и с теневым IT. На своих устройствах сотрудники охотно пользуются приложениями из личной жизни, например бесплатными хранилищами или переводчиками, и документы фирмы оказываются вне её контроля и за пределами ЕС.