SIPOC

Čo to znamená

SIPOC je prehľadová mapa procesu, ktorá v jednej tabuľke zachytí dodávateľov, vstupy, hlavné kroky procesu, výstupy a zákazníkov. Názov je skratkou anglických slov suppliers, inputs, process, outputs a customers. Pomáha rýchlo vymedziť hranice procesu ešte pred podrobnou analýzou.

Na rozdiel od detailnej procesnej mapy, ktorá zachytáva každý krok, rozhodnutie a výnimku, SIPOC opisuje proces len v piatich až siedmich hlavných krokoch. Ide o pohľad z vtáčej perspektívy, ktorý zladí tím na tom, čo je súčasťou procesu a čo už nie.

Nástroj sa používa najmä na začiatku zlepšovacích projektov v metodikách Six Sigma a lean. Ukáže, kto do procesu prispieva, čo potrebuje a komu slúži, a tým pomôže určiť, koho treba do projektu zapojiť a čo merať.

Ako to funguje v praxi

Pri procese mesačnej uzávierky v účtovnej firme môžu byť dodávateľmi klient, banka a mzdová účtovníčka, vstupmi doklady, výpisy a mzdové podklady, krokmi príjem dokladov, zaúčtovanie, kontrola, DPH a reporting, výstupmi priznanie a prehľad výsledkov a zákazníkmi klient a daňový úrad.

Tabuľka sa vypĺňa spoločne s ľuďmi, ktorí v procese pracujú, často začínajúc od zákazníkov a výstupov: čo zákazník potrebuje a v akej kvalite. Potom sa doplní, aké vstupy sú na to nutné a odkiaľ prichádzajú.

SIPOC je dobrým východiskom pre ďalšie kroky: podrobnú mapu, mapovanie toku hodnoty či meranie výkonnosti. Často už samotné vyplnenie odhalí, že tím nemá jasno, kto je zákazníkom procesu alebo aké vstupy chýbajú.

Na čo si dať pozor

Príliš podrobný SIPOC stráca zmysel. Ak má proces dvadsať krokov, nejde o prehľad, ale o detailnú mapu. Cieľom je zhoda na hraniciach a hlavných prvkoch, nie zachytenie všetkých výnimiek.

SIPOC opisuje proces taký, aký by mal byť alebo aký si ho tím predstavuje. Skutočný priebeh sa môže líšiť, preto ho treba overiť pozorovaním a údajmi, nie len diskusiou v zasadačke.