Právo na výmaz

Čo to znamená

Právo na výmaz je nárok dotknutej osoby, aby prevádzkovateľ vymazal jej osobné údaje, keď na ich spracúvanie odpadol dôvod: účel sa naplnil, súhlas bol odvolaný, námietke sa vyhovelo alebo sa údaje spracúvali nezákonne. Podmienky určuje GDPR, nie interná politika firmy.

Nie je to právo dať sa vymazať kedykoľvek a všade. Ak údaje treba pre zákonnú povinnosť, napríklad pre archiváciu dokladov, alebo na uplatnenie a obranu právnych nárokov, výmaz sa odmietne a žiadateľovi sa vysvetlí dôvod.

Od výmazu treba odlíšiť obmedzenie spracúvania: údaje zostanú uložené, ale okrem uchovania sa s nimi ďalej nepracuje. Za výmaz sa dá považovať aj nezvratná anonymizácia, nie však pseudonymizácia, pri ktorej sa údaje dajú s pomocou dodatočnej informácie znova priradiť ku konkrétnemu človeku.

Ako to funguje v praxi

Žiadosť sa vybavuje bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca, pri zložitej agende s možnosťou predĺženia. Odpoveď pripravuje zodpovedná osoba, ak je určená, a musí povedať, čo sa vymazalo a čo ostáva a na akom právnom základe.

Výmaz sa týka všetkých kópií vrátane záloh a systémov sprostredkovateľa, ktorého viaže zmluva o spracúvaní. Účtovný a mzdový systém sa pritom nečistí: údaje sa tam len obmedzia do konca lehoty uchovávania.

Keď bývalý zákazník klienta žiada výmaz, pomáhame údaje roztriediť: kontakt v zozname pre e-mailový marketing sa vymaže hneď, faktúry a zmluvy zostávajú do konca lehoty uchovávania a korešpondencia k otvorenej pohľadávke do jej vyrovnania. Každá kategória tak má vlastný dôvod a vlastný dátum výmazu.

Na čo si dať pozor

Firmy na žiadosť zmažú aj faktúry a mzdové listy. Doklad potom chýba pri daňovej kontrole, výdavok sa neuzná a daň sa dorubí so sankciou, hoci povinnosť uchovávať účtovnú dokumentáciu má pred žiadosťou o výmaz prednosť.

Opačnou chybou je žiadosť prehliadnuť alebo odpovedať neskoro. Lehota plynie od doručenia na akýkoľvek kontakt firmy, aj na všeobecný e-mail, a zmeškanie je samostatné porušenie, ktoré môže dotknutá osoba oznámiť dozornému úradu. Pomôže evidencia žiadostí vedená popri zázname o spracovateľských činnostiach.