Obmedzenie účelu

Čo to znamená

Obmedzenie účelu je zásada GDPR, podľa ktorej sa osobné údaje získavajú na konkrétne, výslovne uvedené a legitímne účely a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý je s týmito účelmi nezlučiteľný. Prevádzkovateľ musí vopred vedieť a povedať, prečo údaje zbiera.

Zásada chráni dôveru ľudí. Kto dá firme svoje údaje kvôli zmluve, nemá sa neskôr dozvedieť, že ich firma použila na úplne iný účel, napríklad na predaj tretím stranám. Mzdové údaje zamestnancov sa tak nesmú len tak použiť na marketing či profilovanie.

Ďalšie spracúvanie na nový účel je možné, ak je zlučiteľné s pôvodným. Posudzuje sa súvislosť medzi účelmi, kontext získania, povaha údajov, možné dôsledky a existencia záruk. Spracúvanie na účely archivácie vo verejnom záujme, výskumu či štatistiky sa za určitých podmienok považuje za zlučiteľné.

Ako to funguje v praxi

Pri každom spracúvaní si firma zapíše účel do záznamov o spracovateľských činnostiach a priradí mu právny základ. Ak chce údaje použiť na nový účel, ktorý nie je zlučiteľný, potrebuje nový právny základ, často súhlas dotknutej osoby.

Typický príklad z praxe: kontaktné údaje klienta získané pri uzatvorení zmluvy o vedení účtovníctva sa môžu použiť na plnenie zmluvy a na zákonné povinnosti. Na posielanie newslettera s ponukou iných služieb je potrebné posúdiť, či ide o zlučiteľný účel, alebo treba súhlas.

Zásada úzko súvisí s minimalizáciou údajov. Ak je účel jasne určený, je jasné aj to, aké údaje sú naozaj potrebné. Firma, ktorá zbiera údaje pre prípad, že by sa niekedy hodili, porušuje obe zásady naraz.

Na čo si dať pozor

Príliš široko formulovaný účel, napríklad zlepšovanie služieb či marketingové účely, nespĺňa požiadavku konkrétnosti. Dozorný orgán môže takú formuláciu považovať za nedostatočnú. Účel by mal byť opísaný tak, aby dotknutá osoba rozumela, čo sa s jej údajmi bude diať.

Pri zdieľaní údajov v rámci skupiny firiem či s partnermi treba overiť, či príjemca nepoužije údaje na iný účel. Zmluvy so sprostredkovateľmi musia určiť, že údaje spracúvajú len podľa pokynov prevádzkovateľa, nie na vlastné účely.