Prevádzkovateľ

Čo to znamená

Prevádzkovateľ je podľa GDPR firma, úrad alebo osoba, ktorá sama alebo spolu s inými určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov. Inými slovami rozhoduje o tom, prečo sa údaje spracúvajú a akým spôsobom, a nesie za spracúvanie hlavnú zodpovednosť.

Každá firma je prevádzkovateľom aspoň v niektorých oblastiach. Zamestnávateľ spracúva údaje zamestnancov na mzdy a personalistiku, e-shop údaje zákazníkov na vybavenie objednávok, kancelária údaje dodávateľov a kontaktných osôb. Pre každú z týchto činností má prevádzkovateľ povinnosti.

Od prevádzkovateľa treba odlíšiť sprostredkovateľa, ktorý spracúva údaje v mene prevádzkovateľa a podľa jeho pokynov. Keď napríklad firma zverí mzdy účtovnej kancelárii, firma zostáva prevádzkovateľom a kancelária je sprostredkovateľom. Ich vzťah upravuje sprostredkovateľská zmluva.

Ako to funguje v praxi

Pri nastavovaní ochrany údajov klienta začíname súpisom činností, v ktorých je prevádzkovateľom. Pre každú určíme účel, právny základ, dobu uchovávania a príjemcov. Výsledkom je záznam o spracovateľských činnostiach, ktorý je základom celej agendy.

Prevádzkovateľ musí dotknutým osobám poskytnúť informácie o spracúvaní, vybavovať ich žiadosti, napríklad právo na prístup, zabezpečiť údaje primeranými opatreniami a oznamovať porušenia ochrany údajov úradu, ak predstavujú riziko.

Pri externých dodávateľoch, ako sú cloudové služby, mzdový softvér či marketingové nástroje, overujeme, či sú sprostredkovateľmi a či s nimi firma má uzavretú zmluvu. Prevádzkovateľ zodpovedá aj za to, že si vybral dôveryhodného sprostredkovateľa.

Na čo si dať pozor

Firmy si často myslia, že keď agendu zverili externému dodávateľovi, zodpovednosť prešla na neho. Nie je to tak: prevádzkovateľ zostáva zodpovedný za zákonnosť spracúvania a pri úniku dát v cloude to bude on, kto musí incident riešiť a oznámiť.

Niekedy sú dve firmy spoločnými prevádzkovateľmi, napríklad pri spoločnej marketingovej akcii. Vtedy si musia dohodou rozdeliť povinnosti a dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva voči ktorejkoľvek z nich. Oplatí sa to pri takýchto spoluprácach riešiť vopred.