Právny základ spracúvania

Čo to znamená

Právny základ spracúvania je jeden zo šiestich dôvodov podľa GDPR, ktoré dovoľujú spracúvať osobné údaje: súhlas, plnenie zmluvy, zákonná povinnosť, životne dôležité záujmy, úloha vo verejnom záujme a oprávnený záujem. Spracúvanie bez právneho základu je nezákonné, aj keď je inak bezpečné.

Každý účel spracúvania musí mať práve jeden vhodný právny základ určený vopred. Fakturácia stojí na zákonnej povinnosti, dodanie objednaného tovaru na plnení zmluvy, newsletter často na súhlase, kamerový systém na ochranu majetku na oprávnenom záujme.

Súhlas nie je najlepší základ pre všetko. Musí byť slobodný a dá sa kedykoľvek odvolať, takže pre spracúvanie, ktoré firma potrebuje bez ohľadu na vôľu človeka, napríklad účtovníctvo či mzdy, je nevhodný. Tam sa používa zákonná povinnosť alebo zmluva.

Ako to funguje v praxi

Prehľad účelov a právnych základov patrí do záznamov o spracovateľských činnostiach a do informácií pre dotknuté osoby. Pri splnení informačnej povinnosti musí firma uviesť, na akom základe údaje spracúva, a pri oprávnenom záujme aj o aký záujem ide.

Pri oprávnenom záujme treba urobiť test proporcionality: aký je záujem firmy, či je spracúvanie nevyhnutné a či neprevažujú práva dotknutej osoby. Výsledok sa zdokumentuje, aby ho firma vedela predložiť úradu. Dotknutá osoba má proti takému spracúvaniu právo namietať.

Právny základ určuje aj rozsah údajov a dobu uchovávania. Podľa zásady minimalizácie sa zbierajú len údaje potrebné na daný účel, a po jeho naplnení sa vymažú, ak zákon nevyžaduje dlhšie uchovávanie, ako pri účtovných dokladoch.

Na čo si dať pozor

Meniť právny základ dodatočne je problematické. Ak firma spracúvala údaje na základe súhlasu a človek ho odvolá, nemôže jednoducho prejsť na oprávnený záujem. Preto je dôležité zvoliť správny základ hneď na začiatku a jasne ho komunikovať.

Pri osobitných kategóriách údajov, napríklad o zdraví, nestačí bežný právny základ, ale musí platiť aj niektorá z výnimiek podľa GDPR. Rovnako pri údajoch o trestných činoch platia prísnejšie pravidlá, ktoré bežná firma často nespĺňa.