Osobné údaje

Čo to znamená

Osobné údaje sú akékoľvek informácie o identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe: meno, adresa, rodné číslo, e-mail, telefón, IP adresa, číslo účtu, fotografia či záznam z kamery. Rozhoduje, či sa dá človek z údaja priamo alebo spolu s inými informáciami určiť.

Ich spracúvanie upravuje GDPR a slovenský zákon o ochrane osobných údajov. Každé spracúvanie musí mať právny základ, konkrétny účel a primeraný rozsah. Za dodržanie pravidiel zodpovedá prevádzkovateľ, teda ten, kto určuje účel a prostriedky.

Osobnými údajmi nie sú údaje o firmách ako takých, napríklad IČO či sídlo spoločnosti. Pracovný e-mail konkrétneho zamestnanca alebo kontakt na živnostníka však osobným údajom je. Prísnejší režim platí pre osobitné kategórie, ako sú údaje o zdraví.

Ako to funguje v praxi

Bežná firma spracúva osobné údaje zamestnancov, zákazníkov, dodávateľov a uchádzačov o prácu. Pre každý účel by mala vedieť, aké údaje zbiera, prečo, ako dlho ich uchováva a komu ich poskytuje. Prehľad poskytuje záznam o spracovateľských činnostiach a informačné memorandum.

Účtovníctvo je typickým príkladom spracúvania na základe zákonnej povinnosti. Faktúry a mzdové listy obsahujú osobné údaje a musia sa uchovávať zákonom stanovenú dobu; súhlas na to netreba a ani by ho nebolo možné odvolať. Externý účtovník je v pozícii sprostredkovateľa.

Kde údaje na účel netreba identifikovať, oplatí sa ich anonymizovať alebo aspoň pseudonymizovať. Anonymné štatistiky už pod GDPR nespadajú. Pri podozrení na porušenie pravidiel sa môže dotknutá osoba obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov.

Na čo si dať pozor

Mnohé firmy podceňujú zdanlivo technické údaje. IP adresa, identifikátor cookies alebo poloha z mobilnej aplikácie môžu byť osobnými údajmi, ak sa dajú spojiť s konkrétnym človekom, a preto podliehajú rovnakým pravidlám ako meno a adresa.

Dotknuté osoby majú právo na prístup, opravu, vymazanie či námietku a firma musí odpovedať spravidla do mesiaca. Bez interného postupu, kto žiadosti vybavuje a kde sú všetky údaje uložené, sa lehota ľahko premešká a hrozí sťažnosť na úrade.