Минимизация данных

Что это значит

Минимизация данных - один из основных принципов GDPR. Персональные данные должны быть адекватными, относящимися к делу и ограниченными объёмом, необходимым для цели обработки. То есть фирма не может собирать данные «на всякий случай» или «вдруг пригодятся», а только те, которые действительно нужны для конкретной цели.

Принцип касается трёх измерений: какие данные собираются, например действительно ли форме нужна дата рождения, кто имеет к ним доступ, то есть только люди, которым они нужны для работы, и как долго они хранятся. С ним связан принцип ограничения хранения, по которому данные после достижения цели удаляют или анонимизируют.

Минимизация - это и практическая защита. Чего у фирмы нет, то не может утечь, и это не нужно защищать, обновлять и выдавать по запросам субъектов данных. Меньше данных означает меньший риск, меньшие затраты и более простое соблюдение других обязанностей.

Как это работает на практике

При ревизии мы советуем пройтись по всем формам, шаблонам и системам и по каждому полю спросить, зачем оно фирме. Копии удостоверений, персональные номера или даты рождения часто собирают по привычке, хотя для данной цели они не нужны. Результат отражается в реестре операций обработки.

По срокам хранения нужно различать законные обязанности. Зарплатные листы, бухгалтерские документы или документы для налоговых целей фирма обязана хранить по закону, даже против воли работника или клиента. Другие данные, например резюме неуспешных кандидатов, нужно удалять через разумное время.

При тестировании, анализе или обмене с поставщиками помогает псевдонимизация или анонимизация. Разработчикам не нужны настоящие имена клиентов, а аналитику не нужны персональные номера, чтобы видеть тренды продаж.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - сбор копий удостоверений личности без законного основания. Банку или субъекту, подпадающему под AML, она нужна, обычному магазину или отелю, как правило, нет. Управление по защите персональных данных неоднократно наказывает за такое копирование.

Вторая ошибка - неограниченное хранение. Старые клиентские базы, письма или резервные копии давно прошедших лет - риск при утечке и при запросе на удаление. Регулярное удаление по установленным срокам проще, чем потом выяснять, что всё фирма знает о человеке.